Unschlagbare Kombination: VOIS & Outputmanagement 

Wer VOIS und das ITEBO Outputmanagement kombiniert, hat sogar die Möglichkeit, Dokumentenprozesse vollständig zu automatisieren und den Postversand der Wahlbenachrichtigungen für Verwaltungen nahtlos zu optimieren. Das Outputmanagement übernimmt den Druck und den Versand der Wahlbenachrichtigungen und entlastet damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung. So kann der Prozess aussehen:​

• Ca. 7–8 Monate vor dem eigentlichen Wahltermin verschickt die ITEBO Angebote an die Kommunen. Im Outputmanagement beginnen die Planungen zur Beschaffung von Papier und Kuverts.
• Es folgt die Erstellung einer Testwahl in VOIS.
• 42 Tage vor der Wahl werden die Wahldaten für die Echtwahl erstellt und vom Team von Carsten Weise oder eigenständig durch die Kommune über eine sichere Datenverbindung dem Outputmanagement zur Verfügung gestellt.
• Nach Produktion der Wahlbenachrichtigungskarten oder -briefe werden diese an die Deutsche Post übergeben.
• Die Behörde erteilt den Druckauftrag an  das Outputmanagement der ITEBO 
• Auf Wunsch können die Druckdaten zur Erstellung von Testwahlbenachrichtigungskarten oder -briefen an das Outputmanagement übergeben werden. Diese kann die Kundin oder der Kunde anschließend prüfen und freigeben.
• Aus diesen Daten erzeugt das Outputmanagement die postalisch aufbereiteten Druckdaten mit allen relevanten Informationen wie Wahlberechtigter, Wahllokal, Wählerverzeichnisnummer.

„In einer der stressigsten Phasen der Wahl ist das direkte Zusammenspiel von Outputmanagement und VOIS der Mehrwert für die Verwaltung“, erklärt Carsten Weise,  Teamleiter Bürgermanagement bei der ITEBO. Das Outputmanagement der ITEBO realisiert für die Kunden die maximalen Portorabatte, die aktuell bei 50% liegen und sichert die rechtzeitige Einlieferung bei der DP AG zu. Der Kunde muss sich nach der Beauftragung um nichts weiter kümmern. 

Optimierung der Wahlvorbereitungen mit ITEBO und VOIS  

Immer mehr Kommunen gehen mit der ITEBO diese Zusammenarbeit ein, um die Vorbereitung des Versands der Wahlbenachrichtigungen zu optimieren und eigene Ressourcen einzusparen. Die Expertinnen und Experten der ITEBO führen dazu Wahlkonfigurationsschulungen in VOIS | MESO durch. Mitarbeitende vor Ort werden bei der Erstellung der Wahl-daten sowie der Wählerverzeichnisse unterstützt. Hinzu kommt die Möglichkeit, Auswertungen zu konzipieren, auch dabei können sich Verwaltungen unterstützen lassen.

OLIWA setzt sich durch

Die Erfolge geben dem System recht: Die Kunden, die mit der VOIS-Plattform arbeiten, konnten vor der Bundestagswahl 2025 40.852 Anträge über OLIWA automatisiert verarbeiten. Für die bevorstehenden Wahlen setzen schon heute mehr als 50 Kundinnen und Kunden auf die Vorzüge des Systems.

Noch eindrucksvoller sind die Zahlen im Bereich des Outputmanagements. Im Januar 2025, bei der vorgezogenen Bundestagswahl, vertrauten über 100 Kommunen auf die Dienstleistung und ließen fast 1,4 Mio. Wahlbenachrichtigungskarten und -briefe drucken. Bei den Landtagswahlen in Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen ein Jahr später profitierten bereits 69 Kommunen von der Dienstleistung – 815.000 Wahlbenachrichtigungskarten und -briefe konnten über das Angebot der ITEBO gedruckt werden.

„Sicher werden in den kommenden Jahren viele weitere Kommunen dazukommen. Die unschlagbare Kombination aus der Online-Beantragung über OLIWA und dem Out- putmanagement setzt enorme Kapazitäten frei und ermöglicht Behörden, sich voll auf die zeitraubenden Wahlvorbereitungen zu konzentrieren“, unterstreicht Bernhard Hehmann. „In Zeiten des erhöhten Personalbedarfs kann es sich kaum eine Behörde leisten, ein derart hohes Automatisierungspotenzial ungenutzt verstreichen zu lassen.“

Wahlen unter Hochspannung – und alles im Blick   

Wenn Stimmen ausgezählt und Ergebnisse gemeldet werden, zählt jede Minute. Gleichzeitig werden hochsensible Wahldaten verarbeitet und an Fachverfahren wie Votemanager übertragen. Damit dieser Prozess reibungslos funktioniert, ist eines entscheidend: eine gründliche Vorbereitung – technisch, organisatorisch und personell. 

Bereitschaft des Customer Support Desk rund um die Wahl 

Zu den Wahlterminen bietet die ITEBO eine gesonderte Bereitschaft an. Ein eingespieltes Team vom Customer Support Desk aus dem Geschäftsbereich  Operations – unsere Spezialistinnen und Spezialisten für Server und Netzwerk – steht für den Ernstfall bereit.  

Die Struktur ist klar definiert:

Server-Team: 
zwei Personen vor Ort, sowie eine Person in Bereitschaft

Netzwerk-Team: 
zwei Personen vor Ort, sowie eine Person in Bereitschaft

Customer Support Desk:  
mehrere Mitarbeitende zur direkten Unterstützung

Entscheidungsebene:
für schnelle Freigaben und Priorisierungen 

So ist sichergestellt, dass bei Störungen  unmittelbar reagiert werden kann.

Absicherung der Datenübertragung 

Beim Auszählen der Stimmen übertragen die Landkreise sensible Wahldaten in angebundene Systeme. Fällt eine Verbindung aus, muss schnell eine Alternative greifen. Dafür werden im Vorfeld verschiedene Ausfallszenarien durchgespielt und konkrete Notfalllösungen vorbereitet.

Ein zentrales Element ist der Notfallzugang zu Votemanager für die Landkreise und die angeschlossenen Kommunen. Zusätzlich wird im Vorfeld eine strukturierte Übersicht erstellt: Die Landkreise benennen die angebundenen Kommunen und deren eingesetzte Sachbearbeiter, entsprechende Nutzerkonten werden eingerichtet.

Zentrale Koordination am Wahlabend

Während der Wahl laufen alle Fäden im Customer Support Desk zusammen. Anfragen gehen zentral ein – ein entscheidender Vorteil, denn möglicherweise betrifft ein technisches Problem mehrere Kunden gleichzeitig. Durch die gebündelte Koordination können Ursachen schneller identifiziert und Lösungen effizient ausgerollt werden. 

Parallel dazu läuft ein umfassendes Monitoring. Rund 1.200 wahlrelevante Dienste werden am Wahlabend überwacht.

Besonderes Augenmerk liegt auf: 

• Verfügbarkeit der Datenanbindungen  
• ungewöhnlichen Latenzen / Lastspitzen

Jede relevante Aktion wird im Blick behalten, um frühzeitig reagieren zu können – bevor aus einer Auffälligkeit eine Störung wird.

„Die bisherige Bilanz zeigt: Die intensive Vorbereitung zahlt sich aus. Größere Zwischenfälle sind bislang ausgeblieben“, fasst Stephen Dierker, Teamleiter Systeme bei der ITEBO, rückblickend zusammen.

Gute Vorbereitung ist alles 

Und genau das ist das Ziel: Wenn am Wahlabend alles  stabil läuft, dürfen sich die Teams im Idealfall entspannt zurücklehnen – vielleicht sogar mit einem Blick auf die Wahlergebnisse im Fernsehen und einem wohlverdienten Abendessen.

Denn hinter dieser Ruhe steht eine umfassende technische Absicherung, die dafür sorgt, dass demokratische Prozesse zuverlässig digital unterstützt werden.

DSGVO-konforme Unterstützung bei der Berufung von Wahlvorständen

Zur Wahl muss jede Kommune für ihre Wahlbezirke Wahlvorstände einsetzen. Hier kommt das ITEBO-Team Datenschutz und Informationssicherheit ins Spiel. Dabei gelten die jeweiligen Landesgesetze. Nach § 11 Abs. 5 des niedersächsischen Kommunalwahlgesetzes (NKWG) ist jede Kommune verpflichtet, für ihre Wahlbezirke einen Wahlvorstand zu berufen. Zur Berufung dieser Wahlvorstände ist es erforderlich, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Da es sich um eine Art der Verarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO handelt, fällt diese in den Geltungsbereich der DSGVO. Somit sind die von der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten betroffenen Personen (Wahlvorstände) zum Zeitpunkt der Verarbeitung ihrer Daten gem. Art. 13 DSGVO umfassend über Art und Umfang der Verarbeitung zu informieren.

„Dafür bieten wir unseren Kunden auf die Verarbeitung angepasste Vorlagen zur optimalen Unterstützung an“, sagt Aleksandra Bryleyeva aus dem Servicebereich Datenschutz und Informationssicherheit.

Was wir mitnehmen

Im Vorfeld von Wahlen gibt es viel zu planen:

• Berufung der Wahlvorstände
• Erstellung von Wählerverzeichnissen
• Erstellung und Versand von Wahlbenachrichtigungen
• Übertragung der Wahldaten am Tag der Wahl

Enormer Aufwand für die Antragsbearbeitung der Briefwahlunterlagen​

Für die Bürgerinnen und Bürger ist der Aufwand für die Beantragung der Briefwahlunterlagen gering. Meist erledigen sie dies einfach über den Wahlscheinantrag, der auf der verschickten Wahlbenachrichtigung abgedruckt ist, oder sie suchen ihre Gemeinde vor Ort auf. Sie müssen dafür nicht mal Porto aufwenden.

Auf Seite der Kommunen sieht das allerdings anders aus: Diese manuell eingereichten Wahlscheinanträge müssen in den Wahlämtern, Meldebehörden, Bürgerbüros und Bürgerämtern manuell erfasst werden. Neben dem Druck der Wahlscheine und dem Versand der Wahlunterlagen zieht dies einen enormen zeitlichen Aufwand nach sich und belastet die Kapazität in den Behörden in dieser ohnehin stressigen Zeit zusätzlich. Aktuell laufen bereits wieder unter Hochdruck die Vorbereitungen für die Kommunalwahlen 2026.

Eine Erleichterung dafür verspricht die Softwarelösung OLIWA: Über den Online-Wahlschein können Bürgerinnen und Bürger ihre Wahlunterlagen ganz einfach online anfordern. Das ist nicht nur für sie komfortabel, es entlastet auch die Behörden maßgeblich.

Funktionsprinzip des Online-Wahlscheins OLIWA 

Die Wahlunterlagen über die Online-Anwendung OLIWA zu beantragen, ist für die Bürgerinnen und Bürger mit jedem Endgerät einfach zu erledigen. Sie erreichen die Plattform über einen Link auf der Website der Stadt- oder Gemeindeverwaltung oder über einen auf der Wahlbenachrichtigungskarte/-brief aufgedruckten QR-Code. Sie müssen nur wenige Informationen zu ihrer Identifikation in die Eingabemaske eintippen. Das System zeigt den Anwenderinnen und Anwendern lediglich die Wahlen an, die für sie infrage kommen und für die sie einen Wahlschein beantragen können. Anschließend können sie den Antrag unkompliziert online verschicken und erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail, vergleichbar mit einer Bestellbestätigung im E-Commerce. Ohne einen Termin in der Verwaltung. Das erhöht die Akzeptanz, weil sie den Antrag komplett orts- und zeitunabhängig stellen können.

Als zusätzlichen Service bietet OLIWA die Möglichkeit, nach einem Wahlraum/-lokal in der Nähe zu suchen – gegebenenfalls barrierefrei – und sich die Route dorthin anzeigen zu lassen.

OLIWA leitet eingehende  Anträge automatisiert weiter 

Hat eine Bürgerin oder ein Bürger die Briefwahlunterlagen über OLIWA angefordert, wird dieser Antrag voll automatisiert in die VOIS-Postbox der Verwaltung importiert. Er kann dann entweder einzeln in VOIS | MESO (Meldewesen) eingearbeitet werden, oder die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter nutzen die Massenverarbeitung, um eine Vielzahl von Anträgen mit nur einem Handgriff in VOIS | MESO einzulesen. Dabei werden Medienbrüche gezielt vermieden. Möglich wird die Verarbeitung von Anträgen über OLIWA durch die Basiskomponente INFORMATIONSREGISTER.  Diese enthält relevante Daten, Wahlgebiete und Wahlkonfigurationen aus dem Einwohnerverfahren VOIS | MESO. Dafür exportiert das ITEBO-Team die Wählerverzeichnisse aus VOIS | MESO des Kunden in OLIWA (Onlinewahlschein). 

Dank des Einsatzes von OLIWA und VOIS | MESO verringert sich für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den zuständigen Behörden die manuelle Erfassung der eingehenden Anträge per Post. Damit können sie bis zu 35 Prozent des Aufwands einsparen.

Bereitschaft VOIS Team  

Am Wahl-Sonntag stehen die Kolleginnen und Kollegen aus dem Fachteam Einwohnermeldewesen ab 17 Uhr zur Verfügung. Das Team besteht aus Technikern und Technikerinnen für OK.EWO, VOIS und Votemanager, die durchgehend erreichbar sind. Auf mögliche technische oder organisatorische Probleme kann reagiert werden.

Was wir mitnehmen

• Wahlen verursachen in den Verwaltungen einen hohen Aufwand.
• Mit OLIWA reduzieren Sie den  manuellen Aufwand deutlich und  minimieren gleichzeitig Fehlerquellen.

Die Herausforderung im Kreis Paderborn war eine ungefähr 25 Jahre junge Telefonanlage. Sie tat ihren Dienst, das sogar sehr gut, aber es war an der Zeit, sie durch eine Lösung zu ersetzen, die den Anforderungen moderner, ortsunabhängiger Kommunikation und Zusammenarbeit gerecht wird. Mit diesen Anforderungen kam die Verwaltung auf die ITEBO-Unternehmensgruppe zu. Weitere Wünsche an die neue UCC-Lösung sind offene Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten.

Stichwort UCC (Unified Communication and Collaboration): Für die digitale Zusammenarbeit innerhalb einer Verwaltung bietet die ITEBO die offene Plattform UCC, mit integrierter Telefonie, an. Durch ein flexibles Baukastensystem sieht jeder Nutzende nur die individuell konfigurierte Benutzeroberfläche. So werden nur die Anwendungen eingebunden, die tatsächlich für die Arbeit benötigt werden. Dabei bietet die Plattform zahlreiche Möglichkeiten zur Individualisierung.

Derzeit läuft die Phase des Proof of Concept (PoC), in der einige Arbeitsplätze schon mit den neuen Funktionen ausgestattet werden. Herr Gubko, Verantwortlicher für Telekommunikationsinfrastruktur beim Kreis Paderborn, ist über erste Ergebnisse erfreut. 

Großprojekt: Telekommunikation 

Herr Gubko ist maßgeblich für die Implementierung und Wartung der Netzwerkinfrastruktur, der TK-Infrastruktur sowie der Serverinfrastruktur beim Kreis Paderborn verantwortlich. Seine Aufgaben umfassen zudem die Betreuung verschiedener Systemdienste und die Sicherstellung der IT-Sicherheit.

„Während der Marktanalyse für die TK-Ausschreibung ist uns die Lösung von ITEBO positiv aufgefallen“, erklärt Herr Boxberger, der das Projekt zusammen mit Herrn Gubko von Beginn an begleitet.

Als Kriterien, die bei der Entscheidungsfindung besonders wichtig waren, nennt er:

• Die potenzielle Zusammenarbeit des aktuellen Rechenzentrums mit dem von ITEBO.
• Die Abdeckung der benötigten Funktionen und der Erhalt der bestehenden Funktionen.
• Die Finanzierbarkeit des Projekts.
• Einen modernen Kommunikations-Arbeitsplatz, der via Web von überall funktioniert.

Herausforderungen bei der Integration und Migration

Eine der zentralen Herausforderungen des Projekts ist die Integration der neuen Dienste in die bestehende Infrastruktur. Dabei geht es nicht nur um die technische Umstellung, sondern auch um die nahtlose Migration der aktuellen Anlage und die Berücksichtigung der gewachsenen Strukturen.

„Die Einbindung der einzelnen Dienste mit ihren spezifischen Möglichkeiten stellt uns vor komplexe Aufgaben“, so Herr Boxberger, der mit dem Projektmanagement sehr zufrieden ist: „Die Zusammenarbeit ist bisher hervorragend. ITEBO agiert kompetent, zuverlässig und setzt die erforderlichen Maßnahmen schnell und effizient um.”

UCC bietet eine Vielzahl an Funktionen, die die bisherigen Abläufe und Arbeitsweisen der Verwaltung nachhaltig verbessern sollen:

– Softphone
– Software für Vermittlung
– Call-Center

 „Unsere offene Plattform ermöglicht, dass jede Nutzerin und jeder Nutzer nur die Anwendungen einbindet, die für ihre jeweilige Arbeit notwendig sind. So wird der Arbeitsalltag nicht nur effizienter, sondern auch individueller gestaltet.“

Hendrik Titz
Servicebereich Telekommunikations- und UCC-Lösungen

Erste Mitarbeitende nutzen die Vorteile von UCC

Während der Proof of Concept (POC) noch  läuft, profitieren die ersten Mitarbeitenden bereits von der neuen Technologie. Neben Softphone  sind bereits folgende Funktionen im Einsatz:

– DECT-Telefonie 
– ​Rufumleitung
– Voicemail
– ​Hotline
– ​​Analyse-Tool  
– Chat

„Sofort sichtbar wurde die verbesserte Arbeitsweise im Desk-Sharing“, berichtet Herr Gubko. Besonders die Möglichkeit, flexibel zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen und auch vom Homeoffice aus zu arbeiten, erleichtert den Arbeitsalltag. „Die Management-Funktionen, die Vermittlung von Anrufenden und die Gruppenfunktionen erweisen sich als besonders wertvoll“, fügt er hinzu.

„Mit UCC bieten wir eine flexible Arbeitsoberfläche, die unabhängig vom Ort genutzt werden kann. Die Mitarbeitenden können mit verschiedenen Endgeräten auf ihre individuell zusammengestellten Apps zugreifen, was die ortsunabhängige Zusammenarbeit erheblich erleichtert.“

Hendrik Titz
Servicebereich Telekommunikations- und UCC-Lösungen

Außerdem müssen bei einer so großen Veränderung die Mitarbeitenden mitgenommen werden. Denn diese haben jetzt kein Telefon mehr auf dem Schreibtisch stehen und können ihre Arbeitsprozesse komplett neu organisieren. Damit die Mitarbeitenden neue Möglichkeiten für ihre Tätigkeit erkennen und anwenden, gibt es ein umfassendes Schulungspaket, Anleitungen und auch ein Wiki.

Zukünftige Entwicklungen  und Verbesserungspotenzial

Trotz der bereits sichtbaren Vorteile sieht Herr Gubko auch Bereiche, in denen noch Verbesserungspotenzial besteht: „Vor allem im Bereich des Contact Centers gibt es noch Spielraum für Skalierbarkeit und Effizienzsteigerungen.” Dazu steht die ITEBO direkt mit dem Fachbereich im Kontakt und berät in puncto Omni-Channel-Contact-Center.

„Unterstützung benötigen wir vor allem bei der Migration der aktuell genutzten und neu hinzukommenden Funktionen“, erklärt Herr Boxberger und hebt hervor, dass der enge Kontakt zu ITEBO eine wichtige Grundlage für die Weiterentwicklung des Projekts ist.

„UCC ist offen für Erweiterungen und Schnittstellen, sodass eigene Applikationen sowie Drittanbieter-Software problemlos integriert werden können. Das bietet den Verwaltungen die Flexibilität, die sie benötigen, um zukünftige Anforderungen abzudecken.“ 

Hendrik Titz
Servicebereich Telekommunikations- und UCC-Lösungen

Zusätzlich könnten in Zukunft weitere Schnittstellen und Anbindungen notwendig werden, beispielsweise zu Exchange oder auch zu analoger Technik. Welche weiteren Entwicklungsschritte erforderlich sind, wird sich im Laufe des Projekts zeigen.

„Unsere nächste Herausforderung wird es sein, die Software so weiterzuent- wickeln, dass sie den Anforderungen aller Mitarbeitenden gerecht wird“, fasst Herr Gubko zusammen.

Ausblick: Zukunftssichere Telekommunikations-Infrastruktur

Mit der Implementierung der UCC-Lösung von ITEBO steht die Verwaltung des Kreises Paderborn vor einem bedeutenden Schritt in Richtung moderner Telekommunikation. Die ersten Erfolge im Proof of Concept und die positive Resonanz der Mitarbeitenden zeigen, dass die gewählte Lösung die Arbeitsweise der Verwaltung nachhaltig verbessern kann. Wenn die verbleibenden Anpassungen vorgenommen sind, erwartet den Kreis Paderborn eine zukunftssichere Telekommunikationsinfrastruktur, die die Effizienz der Verwaltung weiter steigert und den Mitarbeitenden eine flexible und moderne Arbeitsumgebung bietet.

„Wir wollen die Arbeitsplätze der Mitarbeitenden so gestalten, dass sie ortsunabhängig und effizient arbeiten können. Unsere UCC-Plattform ist darauf ausgelegt, flexibel zu bleiben und mit den Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer zu wachsen.“ Diese Flexibilität und Zukunftssicherheit sind zentrale Aspekte, die das Projekt vorantreiben. „Mit regelmäßigen Updates und der Möglichkeit, auch zukünftige Applikationen und Schnittstellen problemlos zu integrieren, bleibt UCC immer auf dem neuesten Stand“.

Hendrik Titz
Servicebereich Telekommunikations- und UCC-Lösungen

Damit ist die Verwaltung des Kreis Paderborn gut gerüstet, um auch künftigen Herausforderungen in der Telekommunikation erfolgreich zu begegnen und weiterhin eine Vorreiterrolle in der digitalen Verwaltungsarbeit einzunehmen.

Lesen sie mehr über ITEBO UCC auf unserer Webseite: ITEBO UCC

Das Hauptziel war, den Bürger:innen rund um die Uhr Zugang zu wichtigen Informationen und Dienstleistungen zu bieten. Um die Implementierung des Chatbots vorzubereiten, wurden folgende Personen an einen Tisch geholt:

• Bürgermeister Timo Natemeyer, 
• IT-Verantwortlicher Michael Reschke und
• Anne Schmidt, die den Chatbot pflegen wird.

Nur so können alle Anforderungen der Gemeinde Bad Essen beachtet werden. Zusammen mit den ITEBO-Experten planten sie die Einführung des Chatbots. Sie definierten klare Ziele und erstellten einen detaillierten Implementierungsplan.

Die Chatbot-Plattform verfügt sowohl über KI-gestützte Antworten als auch eine einfache Integration in vorgefertigte Datensätze anderer Kommunen. Das überzeugte die Verantwortlichen der Gemeinde Bad Essen und sie entschieden sich für diese Lösung. Anne Schmidt arbeitete eng mit den Experten der ITEBO zusammen, um den Chatbot an die spezifischen Bedürfnisse der Gemeinde anzupassen.​

Verkürzte Reaktionszeiten und reduzierte Arbeitslast der Mitarbeitenden

Nach der erfolgreichen und schnellen Testphase von „BE.RTI“ konnte die Gemeinde Bad Essen Reaktionszeiten verkürzen und den Bürger:innen Antworten auf häufig gestellte Fragen geben – und das 24/7. Darüber hinaus wird die Gemeinde die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden reduzieren, da der Chatbot viele Routineanfragen automatisch bearbeitet.

„Das Projekt Chatbot mit der ITEBO lief schnell und reibungslos: Vom Angebot bis zur erfolgreichen Implementierung vergingen nur wenige Wochen. Der Wunsch, beim Thema KI zügig und einfach zu starten, ist somit gelungen. Nun gehen die Planungen zu möglichen nächsten Schritten weiter. Wir sind froh, den Anfang gemacht zu haben und empfehlen diesen einfachen Start gerne weiter“, so Anne Schmidt, Gemeinde Bad Essen.

​„BE.RTI“ befindet sich aktuell noch in einer Trainingsphase: Er ist online und lernt noch sehr viel. Im Administrationsportal kann sich Anne Schmidt jede einzelne Anfrage an den Chatbot ansehen und entscheiden, ob in den Antworten etwas angepasst werden muss. Sie trainiert den BOT und stellt Antwort-Datensätze bereit. Der Chatbot wird so mit der Zeit immer besser und individueller. Aktuell stehen bereits Überlegungen an, den Chatbot als Voicebot zu erweitern. Großer Vorteil ist, dass der Voicebot bereits auf die Wissensdatenbank des Chatbots zugreift und somit keine separate Pflege benötigt.

​Lesen sie mehr über den ITeBOT auf unserer Webseite:ITeBOT.

Digitaler kommunaler 
Dienstleister statt Papiertiger 

Die Stadt Bad Bentheim erarbeitete unter der Leitung von Thomas Malkowski in Workshops das Konzept für den modernen digitalen Arbeitsplatz: In den nächsten zwei Jahren werden die Abteilungen der Kommunalverwaltung sukzessive Microsoft 365 als digitales Arbeitsumfeld nutzen lernen.

Die Kommune verbindet mit der Einführung von Microsoft 365 zahlreiche Vorteile für die Arbeit der Verwaltung:

• Reduktion des Papieraufkommens.
• Abschaffung von Barrieren in der Kommunikation und Nutzung digitaler Werkzeuge.
• Effizientere Kooperation der Mitarbeitenden der Stadtverwaltung.
• Bessere Anbindung von Drittanbietern an die digitalen Prozesse der Stadt unter Wahrung des Datenschutzes.
• Erschaffung einer digitalen Infrastruktur, die auch in Zukunft erweiterbar ist.

Gerade der letzte Punkt ist Thomas Malkowski ein großes Anliegen: „Wir müssen eine Struktur erschaffen, in der wir Standards vorgeben, auf denen wir später aufbauen können.“ Eine bloße Transformation alter Prozesse und Strukturen in neue hält er nicht für sinnvoll. Deshalb sollen die jetzt entstehenden Strukturen so beschaffen sein, dass sie sich an zukünftige Anforderungen flexibel anpassen lassen.

Digitalisierung zum Wohle aller Mitarbeitenden 

Von Anfang an verstanden sich Thomas Malkowski und der Projektleiter der ITEBO, Roman Gervelmeyer, auch auf der persönlichen Ebene gut. Beiden ist wichtig, die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung in diesem Change-Prozess mitzunehmen. Ein wichtiger Teil der Umsetzung ist die Befähigung aller Abteilungen in eigens dafür konzipierten Schulungen.

Die Vorteile, von denen alle Mitarbeitenden zukünftig profitieren werden, kann Thomas Malkowski bereits heute erkennen:

• Gemeinsame Arbeit an geteilten Dateien,  auch zwischen unterschiedlichen Abteilungen. 
• Freigabe von Dateien an Externe unter Wahrung  von Geheimhaltung und Datenschutz. 
• Gemeinsames Arbeiten an Projekten  mit Dienstleistern, wie zum Beispiel Ingenieurbüros. 
• Nutzung von Microsoft Teams zur Telefonie anstelle einer älteren, weniger leistungsfähigen Telefonanlage. 
• Einheitlichkeit von Formaten beim Austausch  von Dateien unter den Mitarbeitenden.

Ein gemeinsamer Speicherort für Dateien, an denen dann auch alle Beteiligten gemeinsam arbeiten können, schafft neue Effizienzen. Aber auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigt damit.

Von der Planungsphase zur Umsetzung in zwei Jahren

Die Strukturen, in denen die Stadtverwaltung in ein digitales Arbeitsumfeld geführt wird, sind bereits geschaffen. Thomas Malkowski rechnet damit, den Übergang von der Pilotphase hin zur Umsetzungsphase zum Beginn 2025 abschließen zu können. Dann fänden in den ersten Fachbereichen bereits Schulungen und Umstellungen auf neue Abläufe statt. Er geht davon aus, dass alle Fachbereiche im Laufe des Jahres 2025 auf Microsoft 365 umstellen werden.

Nach der Umsetzung des Projekts soll die Digitalisierung und damit die Kooperation mit ITEBO natürlich nicht ruhen. Die Stadtverwaltung der Zukunft sieht Thomas Malkowski als barrierefreie Online-Dienstleistung. So denkt er zum Beispiel an die Optimierung und Automatisierung von Antragstellung per Internet.

Über die Grenzen der Kommune hinaus digitalisieren 

Auch in der Vernetzung der Gemeinden und Landkreise mit Nachbarregionen sieht Thomas Malkowski eine Aufgabe für die Zukunft:

„Bad Bentheim liegt in der Grenzregion zwischen Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen und den Niederlanden. Da gibt es jede Menge Berührungspunkte.“ So kann er sich auch die Erweiterung des Microsoft-365-Services um einige Schnittstellen vorstellen, die den Datenaustausch zwischen zahlreichen, größeren Organisationen erleichtern.

Nachhaltiges Konzept für den digitalen Arbeitsplatz

Digitalisierung ist für die Verwaltung der Stadt Bad Bentheim kein Selbstzweck. Um mit den Bedürfnissen einer modernen, sich wandelnden Stadtgesellschaft Schritt zu halten, braucht es nachhaltige Konzepte. Die heute entstehenden Strukturen müssen auch in Zukunft leistungsfähig und adaptierbar sein. 

Das Projekt Microsoft 365 mit der ITEBO schafft dazu gerade die Grundlagen. Um es mit Thomas Malkowskis Ärztegleichnis zu sagen: Der aktuelle Therapie-Ansatz verschafft der Patientin Resilienz für die Zukunft.

Die digitale Verwaltung ist längst kein Zukunftsprojekt mehr, sondern Teil des operativen Alltags. Doch während vor allem große Verwaltungen häufiger über ausreichend Ressourcen verfügen, um neue Ideen zu entwickeln und erste Pilotprojekte zu starten, stoßen kleinere Verwaltungen schnell an ihre Grenzen. Gerade dann, wenn es darum geht, innovative Ansätze in tragfähige, vergabekonforme und skalierbare Services zu überführen, kommt der richtige Partner ins Spiel.

Vom Experiment zur praxistauglichen Lösung

Landkreise gelten vielerorts als Innovationstreiber: Sie erproben neue Technologien, testen Chat- oder Voicebots, optimieren Prozesse durch KI-basierte Workflow-Automation oder schaffen Sensibilität für Cyberrisiken durch Awareness-Plattformen. Doch zwischen dem ersten Proof of Concept und einem flächendeckenden Einsatz liegen oft Hürden – personelle, organisatorische und rechtliche.

Hier setzt die ITEBO mit den Ausschreibungen über die ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG an. Sie bringt die notwendige Erfahrung mit, um die Ausgestaltung eines Serviceangebots zu professionalisieren, vergabekonform zu gestalten und den Betrieb langfristig zu sichern. So wird aus einer guten Idee ein dauerhaft nutzbarer Service – mit stabilen Strukturen, definierten Verantwortlichkeiten und nachhaltigem Mehrwert für die Verwaltungen vor Ort.

„Innovationsprojekte in der Verwaltung brauchen zwei Phasen: den kreativen Raum für Ideen und die professionelle Struktur für Umsetzung und Betrieb“, fasst Christian Eikens, Vertriebsleiter bei der ITEBO, die komplexen Prozesse zusammen. „Gerade Letzteres erfordert Expertise in vergabekonformer Beschaffung, gehärteter IT-Architektur und Servicierung nach ITIL.“

Zentrale Lösungen schaffen Freiräume

Viele Aufgaben, die früher dezentral organisiert wurden, lassen sich heute effizienter über zentrale Rahmenverträge abdecken. Scandienstleistungen und Cybersecurity-Schulungen sind typische Beispiele für Services, die sich durch Skalierung wirtschaftlich betreiben lassen – bei gleichbleibend hoher Qualität. 

Für große Verwaltungen bedeutet das: Sie profitieren von professionellen Lösungen, ohne selbst komplexe Ausschreibungen durchführen oder Spezialwissen aufbauen zu müssen. Auch kleinere Kommunalverwaltungen profitieren von den ausgewählten Services, die zum Teil speziell auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten sind.

„Zentralisierung ist eine Chance“, betont Christian Eikens „Sie schafft Freiräume für die Verwaltungen, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren – während der Dienstleister für die sichere und schnelle Umsetzung sorgt.“​

ITEBO als strategischer Partner

Als kommunales Systemhaus versteht sich die ITEBO GmbH nicht nur als technischer Dienstleister, sondern als strategischer Partner der Landkreise. Sie unterstützt Verwaltungen dabei, Gestaltungsräume für digitale Services zu erkunden und tragfähige Lösungen zu etablieren.

Ob Chatbots für Bürgeranliegen, mit KI automatisierte Workflows oder Awareness-Plattformen: ITEBO begleitet den gesamten Prozess – von der fachlichen Konzeption über die rechtssichere Ausschreibung bis zum laufenden Betrieb. Dabei steht immer im Vordergrund, dass die Lösungen den Anforderungen des öffentlichen Sektors entsprechen.

https://genossenschaft.itebo.de/was-wir-tun

Was wir mitnehmen

• Innovationen entstehen, wenn  kreative Ideen auf professionelle  Strukturen treffen. 
• Strategische Kooperation schafft nachhaltige, vergabekonforme Services –  von der Idee bis zum Betrieb.
• Mit Partnern wie ITEBO werden erfolgreiche Pilotprojekte zu nachnutzbaren Lösungen und schließlich zu Rahmenverträgen für viele Verwaltungen.

Copilot – Mehr als nur ein smarter Assistent

Copilot ist ein KI-gestützter Begleiter, der bei komplexen Aufgaben unterstützt, Texte formuliert, Daten analysiert, Zusammenfassungen erstellt, kreative Ideen liefert und sogar bei der Bürgerkommunikation hilft. Im Workshop werden unter anderem konkrete Anwendungsfälle für die Verwaltung besprochen.

„Richtig eingesetzt, kann Copilot meine Mails vorsortieren, die To-Do-Listen überwachen und auch Abstimmungsbedarf mit KollegInnen erkennen“, erklärt Jasmin Diekmeier aus dem Team Cloudtechnologien. „Damit habe ich einen leistungsfähigen digitalen Assistenten an meiner Seite, der bei der Organisation des Arbeitsalltags unterstützt.“ Auch die Funktion der Besprechungsaufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung sei sehr beliebt.

Datenschutz und Informationssicherheit – die immerwährende Frage

Welche Daten in Copilot eingegeben werden dürfen, muss durch die Verwaltung festgelegt werden. Es gilt jedoch, personenbezogene Daten ebenso wie Geschäftsgeheimnisse zu schützen. Bei Copilot handelt es sich um ein US-amerikanisches Produkt, deshalb muss im Rahmen der Datenschutz-Folgenabschätzung vor allem die Rechtslage in den USA bewertet und der Rechtsrahmen für den Drittlandtransfer betrachtet werden.

Die Einführung von KI in der Verwaltung ist daher kein Selbstläufer. Ohne Schulung besteht die Gefahr, dass Copilot falsch eingesetzt wird – sei es durch Missverständnisse, ineffiziente Nutzung oder Unsicherheit im Umgang mit sensiblen Informationen. Der Workshop endet mit dem Ausblick auf eine strukturierte Pilotierung und schafft so Sicherheit, Kompetenz und Vertrauen. Gemeinsam werden die Rahmenbedingungen für einen datenschutzkonformen Einsatz der KI geschaffen. Damit „Schatten-KI“ in der Verwaltung nicht Fuß fasst.

Fazit: Copilot kann Verwaltung verändern – wenn wir ihn richtig einsetzen

KI-Workshops sind ein wichtiger Schritt, um sinnvolle Anwendungsbeispiele zu identifizieren. Denn nur wer versteht, welche Funktionen Copilot und andere KI-Systeme mitbringen, kann sie als echten Partner im Arbeitsalltag erleben.
Moderne Verwaltung setzt auf smarte Lösungen – und wird mit Copilot schneller und effizienter.

Was wir mitnehmen

• Copilot ist ein mächtiges Werkzeug, dessen Rahmenbedingungen sauber definiert werden müssen.
• Als digitaler Assistent schafft Copilot uns Freiraum für strukturiertes Arbeiten.
• Datenschutz und Informationssicherheit müssen mitgedacht und mitgemacht werden. 

Wer die Einführung von M365 mit der ITEBO beginnt, kann ein umfassendes Change-Management beauftragen. Ziel ist es, die Mitarbeitenden für die digitale Transformation zu begeistern, zu befähigen und nachhaltig zu motivieren. In interaktiven Workshops werden gemeinsam mit Key-Usern und Führungskräften die passenden Strukturen, Prinzipien und Rollen für die Zusammenarbeit entwickelt. Die gesamte Belegschaft wird eingebunden – als aktiv Mitgestaltende. Sie sind maßgebend für die Einführung von M365.

In der Pilotphase werden mit ausgewählten Nutzergruppen die neuen Arbeitsweisen erprobt, Strukturen und Prozesse verfeinert und die Prinzipien der Zusammenarbeit festgelegt. Coaching-Sessions und kontinuierliche Unterstützung sorgen für nachhaltigen Erfolg. Pro Abteilung werden Personen bestimmt, die immer ansprechbar sind und als Impulsgeberin oder Impulsgeber für den Wandel fungieren. Awareness-Schulungen und ein Lernmanagementsystem unterstützen die fortlaufenden Schulungen der Mitarbeitenden.

Beispiel: neues Arbeiten durch Teams

Beispielsweise sind die Microsoft 365 Apps, im Gegensatz zu vorangegangenen Systemen, untereinander verknüpft. Das ist so auf jeden Fall neu für die alltägliche Arbeit. Hinzu kommt eine verbesserte Kommunikation: Als Beispiel muss hier unbedingt Teams genannt werden. Was als normales Telefonat startet, kann nahtlos in eine Videokonferenz übergehen, in der alle Teilnehmenden auf ein Dokument schauen können. In dieser Videokonferenz können die Bearbeitungsrechte weitergegeben werden und ein anderer Teilnehmer kann in dem geteilten Dokument etwas verändern.

Das bedeutet, jeder neue Anwendende kann durch M365 seine normalen Arbeitsprozesse verändern und sie für sich individuell optimieren. Mit gezielter Unterstützung ist das ein Vorteil für alle Mitarbeitenden und so auch für die Verwaltung und ihre Bürgerinnen und Bürger.

Was wir mitnehmen

Einführung von M365 benötigt ein durchdachtes Change-Management (intern oder extern)

Mitarbeitende sollten eingebunden werden, um sie zu befähigen, zu begeistern und nachhaltig zu motivieren

Diese beinhaltet die ausführliche Betrachtung der aktuellen Rechtslage, der Vertragswerke sowie der geplanten Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Einsatz von M365. Primär sollen hierdurch Risiken beim Einsatz von M365 erkannt und umfangreiche Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken identifiziert werden.

Diese Maßnahmen setzen sich zusammen aus:

technischen Maßnahmen,
z. B. Einsatz von Verschlüsselungslösungen

organisatorischen Maßnahmen,
z. B. Auswahl datenschutzfreundlicher Konfigurationseinstellungen

vertraglichen Maßnahmen,
z. B. Beschränkung der Offenlegung von personenbezogenen Daten

Anschließend erfolgt im Rahmen der DSFA eine Bewertung des Restrisikos bei vollständiger Implementierung der identifizierten Maßnahmen.

Was wir mitnehmen

• Eine DSFA für M365 ist ein Muss