Was verzögertes Einstellen den Mittelstand wirklich kostet – und warum offene Stellen schnell besetzt werden müssen

Die wahren Kosten offener Stellen

Oft wird angenommen, eine Vakanz spare Kosten, weil kein Gehalt gezahlt wird. In Wahrheit ist das Gegenteil der Fall. Die Kosten einer offenen Position bestehen aus:

• Offene Kosten – Produktivitätseinbußen sind die Folge, wenn die Leistung hinter dem Bedarf zurückbleibt. Aufträge können nicht angenommen oder müssen verschoben werden, wichtige Projekte verzögern sich, Kundenbeziehungen leiden und Marktchancen bleiben ungenutzt. Die Cost of Vacancy-Formel (Personalwirtschaft, 2025) zeigt: Je nach Gehalt, Bedeutung der Position und Dauer der Vakanz variieren die Kosten. StepStone schätzt den durchschnittlichen Verlust über alle Positionen hinweg auf etwa 624 € pro Tag (2023).

• Verdeckten Kosten – Mehrarbeit, Überstunden und Dauerstress für die Belegschaft. Mit der Zeit schwindet nicht nur die Leistungsfähigkeit, sondern auch die Motivation.

Wertvolle Mitarbeitende fühlen sich überlastet, ihre Bindung ans Unternehmen lässt nach. Know-how geht verloren, wenn Leistungsträger das Unternehmen verlassen.

Ganze Teams können in eine Abwärtsspirale geraten: sinkende Stimmung, weniger Zusammenarbeit, steigende Fehlerquote – und damit noch größere Herausforderungen für die Führung.

Erfolgsfaktor Geschwindigkeit

Gerade bei Führungspositionen oder spezialisierten Fachrollen gilt: Je schneller der Prozess, desto größer die Auswahl an Top-Kandidaten. Die besten Talente sind nicht unbegrenzt verfügbar und erwarten klare, strukturierte Entscheidungswege.

Verzögerungen – ob durch lange Abstimmungsschleifen oder unklare Prioritäten – führen fast immer zum Verlust der besten Kandidaten. Spitzenkräfte sind am Markt heiß begehrt und oft nur 10 bis 21 Tage verfügbar. Wer in diesem Zeitraum keine Entscheidung trifft, muss damit rechnen, dass diese Talente sich für andere Angebote entscheiden und nicht mehr zur Verfügung stehen.

So vermeiden Sie teure Verzögerungen

• Offene Stellen strategisch priorisieren: Welche ist für den Unternehmenserfolg am kritischsten?
• Klare Entscheidungsprozesse mit verbindlichen Zeitplänen etablieren – und einhalten.
• Frühzeitig externe Expertise einbinden, um den Prozess strukturiert und schnell durchzuführen.
• Mit fundierter Eignungsdiagnostik die beste Passung von Kompetenz, Persönlichkeit und Rolle sicherstellen.

Fazit:

Unbesetzte Stellen kosten nicht nur Geld – sie untergraben Vertrauen, Motivation und Zusammenhalt im Team. Übergangslösungen halten selten, was sie versprechen. Wer zügig, professionell und passgenau besetzt, schützt Know-how, stärkt die Wettbewerbsfähigkeit und sichert den Unternehmenserfolg.

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