Neues CRM bei SZ Media Bayern

„Mit der Einführung von HubSpot haben wir einen wichtigen Meilenstein für die Zukunftsfähigkeit unseres Vertriebs erreicht. Das neue CRM-System schafft Transparenz über unsere Kundenbeziehungen, erleichtert die Zusammenarbeit in den Teams und gibt uns die Möglichkeit, noch schneller und gezielter auf die Bedürfnisse unserer Kunden einzugehen. Wir danken alfamedia für die professionelle Umsetzung und freuen uns, nun auf einer modernen Basis weiter wachsen zu können.“ – Christine Tolksdorf, Director SZ Media Bayern, und Ute Buck, Projektleitung und Teamleiterin CRM System-/Fachbereichsbetreuung.

In einem mehrmonatigen Prozess wurde die bidirektionale Synchronisierung aller Kunden zwischen SAP und HubSpot etabliert. Ein speziell von alfamedia entwickelter Connector stellt kontinuierlich alle relevanten Auftragsdaten in HubSpot bereit, was nicht nur der Vertriebssteuerung dient, sondern auch die Erstellung detaillierter Kundenreports ermöglicht. Außerdem werden alle Abschlussdaten permanent übertragen, um Vertragsverlängerungen direkt in HubSpot anzustoßen.

Ein wichtiger Teil der Umstellung war die Migration der E-Mail-, Telefon-, Meeting- und Notizhistorie aus dem alten SAP CRM in HubSpot. Ebenso wurde ein stark individualisiertes User Interface entwickelt, das die Darstellung relevanter Kerndaten, Kontakthistorien, Beziehungen und Umsatzreports direkt im System erlaubt.

Die Integration von MS Office 365 (E-Mail und Kalender) sowie Telefonie sorgt für nahtlose Kommunikation. Zusätzlich ermöglicht das System die Verwaltung aller vermarkteten Werbeleistungen und Produkte, die Abbildung von Geschenken an Kunden sowie deren Event-Teilnahmen. Eine automatisierte Ermittlung von Gebietsverkäufern bildet die Grundlage für die Erfassung von Deals inklusive der Erzeugung von Angebotsdokumenten.

Stefan Plaß, Projektverantwortlicher bei alfamedia, unterstreicht die Bedeutung dieser Innovation: „Die Implementierung von HubSpot bei der SZ Media Bayern war eine spannende Herausforderung. Dank unserer strategischen Planung und dem unermüdlichen Einsatz aller Beteiligten konnten wir die Datenmigration und Systemintegration erfolgreich abschließen. Jetzt verfügen wir über ein System, das es der SZ Media Bayern erlaubt, noch effizienter und kundenorientierter zu arbeiten.“

Ein bedeutender Vorteil des neuen Systems liegt in der Automatisierung vieler bisher manuell gesteuerter Prozesse. Nun werden viele Aktivitäten über automatisch erstellte Aufgaben in HubSpot gesteuert. Dies hat nicht nur den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert, sondern auch die Effizienz der internen Abläufe verbessert. Das bisherige Feedback der Nutzenden bei der SZ Media Bayern ist durchweg positiv.

Die Umstellung auf HubSpot umfasst 45 Verkäuferlizenzen, die in verschiedenen Teams innerhalb der SZ Media Bayern genutzt werden. Die Organisation der Teams über HupSpot ermöglicht es durch eine gezielte und effektive Nutzung des Systems, die individuellen und kollektiven Vertriebsziele zu erreichen. Mit dem abgeschlossenen Sales-Modul ist nun der Weg für die nächste Phase des Projekts geebnet: die Konzeption und Umsetzung der Prozesse für die Marketing-Automatisierung, die bis zum Spätherbst 2025 abgeschlossen werden soll.

„Gemeinsam mit der SZ Media Bayern haben wir ein neues Kapitel in ihrer CRM-Strategie aufgeschlagen“, erklärt Michael Marcks, CEO von alfamedia. „Dieser Erfolg zeigt einmal mehr, dass nicht nur technisches Know-how, sondern vor allem eine engmaschige Zusammenarbeit und ein tiefes Verständnis der Prozesse die Schlüssel zu innovativen Lösungen sind.“

alfamedia freut sich darauf, die SZ Media Bayern auch in zukünftigen Projekten zu unterstützen und ist stolz auf die bisher erreichten Meilensteine. Der engagierte Einsatz aller Beteiligten und die praxisnahe Entwicklung des Systems sichern der SZ Media Bayern eine zukunftsstarke Verkaufssteuerung.