Effizient. Sicher. Integriert. SAP Archivierung für Daten und Dokumente richtig gemacht – mit entplexit.

Die in SAP-Systemen verwalteten Datenmengen wachsen kontinuierlich. Digitalisierung, Cloud-Computing und regulatorische Anforderungen beschleunigen diesen Trend. Vor einer S/4HANA-Migration stellt sich daher die zentrale Frage: Soll das gesamte Datenvolumen übernommen werden – oder lohnt sich eine gezielte SAP Archivierung im Vorfeld?

Die Antwort liegt auf der Hand: Mit wachsender Datenmenge steigen nicht nur die Migrationskosten, sondern auch die Migrationslaufzeiten. Archivierung bietet die Chance, Altlasten zu beseitigen und die Systemlandschaft zu optimieren. Unternehmen, die frühzeitig auf eine konsequente SAP Archivierung setzen, verbessern ihre Wettbewerbsposition, steigern die Performance und senken Betriebskosten. Gleichzeitig wird die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie DSGVO und GoBD sichergestellt. Und genau hier setzt die entplexit GmbH mit ihrer Expertise an.

Daten- und Dokumentenarchivierung im Überblick

Die Datenarchivierung umfasst strukturierte Inhalte wie Tabellen, Belege und Prozessinformationen. Sie erfolgt über das Archive Development Kit (ADK), die Transaktion SARA oder moderne Verfahren wie SAP Information Lifecycle Management (ILM). Ziel ist die Entlastung der In-Memory-Datenbank und eine spürbare Verbesserung der Systemgeschwindigkeit.

Die Dokumentenarchivierung betrifft unstrukturierte Inhalte wie PDFs, Office-Dateien oder Scans. Sie basiert auf Standards wie ArchiveLink, CMIS oder DMS und muss zusätzlich revisionssicher, unveränderbar und langfristig lesbar sein. Eine ganzheitliche Archivierungsstrategie berücksichtigt beide Bereiche gleichermaßen – ein Ansatz, den entplexit in zahlreichen Kundenprojekten erfolgreich umgesetzt hat.

Technologien und Methoden: SAP ILM als Schlüssel zur Zukunft

Während SARA nach wie vor verbreitet ist, gewinnt ILM zunehmend an Bedeutung. Die Lösung ermöglicht eine automatisierte Verwaltung von Daten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Entstehung bis zur Löschung. Besonders im Hinblick auf die DSGVO bietet ILM entscheidende Vorteile: personenbezogene Daten können nach Ablauf des Zweckes der Verarbeitung und gesetzlicher Fristen zuverlässig gesperrt und gelöscht werden.

ILM lässt sich zudem mit Speichertechnologien wie Nearline, WebDAV oder S3 kombinieren – für maximale Flexibilität. Auch bei der SAP Dokumentenarchivierung zeigt sich ein Wandel: ArchiveLink bleibt eng mit On-Premise-Szenarien verbunden, während CMIS durch offene Schnittstellen und Cloud-Kompatibilität (z.B. SAP BTP) überzeugt.

Typische Fehler vermeiden – mit entplexit als Partner

Viele Unternehmen integrieren Archivierung erst spät in ihre Strategie. Die Folgen: große SAP HANA Datenbanken, steigende Betriebskosten und Projektverzögerungen. Ohne klare Löschkonzepte drohen zudem DSGVO-Verstöße. Hinzu kommt die Gefahr eines Vendor Lock-In durch proprietäre Archivierungslösungen ohne offene Schnittstellen.

entplexit unterstützt Unternehmen dabei, frühzeitig eine zukunftssichere Archivierungsstrategie zu entwickeln – transparent, flexibel und compliancegerecht. Zum Beispiel mit dem SAP Archive Managed Service.

Sicherheit und Compliance als Fundament

Neben technischen Aspekten wie Verschlüsselung und Zugriffskontrolle sind auch organisatorische Maßnahmen entscheidend. Protokollierung und Audit-Trails sorgen für Transparenz und schaffen die Grundlage für erfolgreiche Compliance-Prüfungen.

Integration in die SAP-Landschaft

Archivierung betrifft alle SAP-Bereiche: vom Finanzwesen über Einkauf und Personalwirtschaft bis hin zu SAP BW und SAP Analytics Cloud. Nur eine unternehmensweite, systemübergreifende Strategie verhindert Redundanzen und nutzt Ressourcen effizient. entplexit begleitet Unternehmen bei der Entwicklung und Umsetzung solcher Strategien – individuell und praxisnah.

Archivierte Daten als Innovationstreiber

Cloudablagen über SAP ILM Store, wie zum Beispiel Azure, Google oder AWS bietet skalierbare Speicheroptionen. Revisionssichere SAP Archivierung wird jedoch noch größtenteils über Middleware Applikation wie KGS, OpenText oder andere nach wie vor abgebildet. Offene Standards wie CMIS schützen Investitionen und verhindern Abhängigkeiten. Neue SAP-Funktionen wie das Fiori-basierte Output-Management oder die Anbindung externer Archivierungslösungen auf der SAP BTP schaffen zusätzliche Flexibilität – und Raum für Innovation.

Best Practice: 40 % weniger Cloud-Kosten dank entplexit

Ein mittelständisches Unternehmen mit 12 TB SAP-Daten konnte durch gezielte Archivierung mit Hilfe von entplexit vor dem Umstieg auf SAP RISE seine HANA Datenbank um 40 Prozent reduzieren.

Ein paar kurze Fragen an Oliver Greiner, CEO entplexit GmbH:

Welche Archivierungsstrategie spart in RISE-Projekten am meisten Zeit?
„Mit der SAP Datenarchivierung über SAP ILM und der klassischen Datenarchivierung konnten wir inaktive Daten identifizieren, archivieren und löschen. Dadurch reduzierte sich das Volumen zur Migration nach SAP RISE deutlich – Aufwand, technische Laufzeiten und Kosten für die Ziellandschaft sanken. Die Entscheidung, SAP RISE zu nutzen, bedeutet nicht automatisch, dass Ihre bestehende und zukünftige SAP Archivierungslandschaft mit übernommen werden kann oder muss. Für mich stellt sich die Möglichkeit auf den SAP Content Server im Zuge des Wechsel nach SAP RISE als keine Option dar. “

Wie kann man Fachbereiche für die Archivierung begeistern?
„Wichtig ist es, alle Bereiche frühzeitig einzubinden und transparent zu kommunizieren, welche Daten warum und wie lange aufbewahrt werden müssen. So auch bei diesem Projekt. Der Nutzen wurde klar herausgestellt: bessere Kostenstruktur für das Unternehmen, schnellere Prozesse, weniger Wartungsaufwand.“

Worin unterscheiden sich CMIS und ArchiveLink in der Praxis?
„ArchiveLink überzeugt mit tiefer Integration in SAP-On-Premise Systeme und bestehenden SAP Archivlösungen. CMIS ist ein offener Standard, modern und cloudorientiert – damit also zukunftssicher und flexibler. Möchte ich jetzt schon an die Zukunft denken, dann sollte ich die Option CMIS im Hinterkopf behalten. Somit fallen Lösungen wie SAP Content Server aus. Wenn wir mit Kunden solche Projekte durchführen, dann nutzen wir noch ArchvieLink, bereiten aber die Lösung so vor, dass die neuen Daten auch im CMIS „Standard“ bereits vorbereitet und so abgelegt werden. “

Fazit

Strategische Archivierung ist kein Nebenschauplatz, sondern ein zentraler Baustein für zukunftsfähige SAP-Systeme. Sie entlastet Systeme, reduziert Kosten, stärkt die Compliance und schafft Raum für Innovation. Unternehmen, die frühzeitig auf professionelle Unterstützung setzen – wie durch entplexit – sichern sich entscheidende Vorteile für ihre S/4HANA- oder RISE-Projekte.