Inventur im Krankenhaus: Compliance-Anforderungen (GoBD, MDR) digital erfüllen

Steigende Anforderungen an Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Krankenhäuser und Gesundheitseinrichtungen stehen unter wachsendem Druck: Neben der Gewährleistung einer optimalen Patientenversorgung steigen die regulatorischen Anforderungen an Dokumentation und Rückverfolgbarkeit von Materialien stetig.
Gesetzliche Vorgaben wie die GoBD, die EU-Medizinprodukteverordnung (MDR) und Zertifizierungen nach ISO 9001 verlangen eine fehlerfreie und revisionssichere Datenbasis.

Die klassische Stichtagsinventur auf Papier ist unter diesen Bedingungen nicht mehr tragfähig. Fehlende Chargennummern bei Medizinprodukten, unklare Bestände bei der Anlageninventur oder fehlerhafte Übertragungen in ERP-Systeme wie SAP oder Orbis können bei Audits zu erheblichen Problemen führen.

Digitale Prozesse als Grundlage für Compliance

COSYS Ident GmbH hat sich auf die Digitalisierung kritischer Inventurprozesse im Gesundheitswesen spezialisiert. Mit dem COSYS Inventurservice wird die physische Bestandsaufnahme von einer administrativen Pflicht zu einem wertvollen Werkzeug für Qualitäts- und Risikomanagement.

Die Lösung besteht aus einer mobilen Software, die das Klinikpersonal sicher durch den gesamten Inventurprozess führt. Statt Papierlisten zu pflegen, werden Artikel, Anlagegüter und Lagerorte per Barcodescan über mobile Datenerfassungsgeräte (MDE) oder Smartphones erfasst.

So entsteht eine valide, revisionssichere Datengrundlage, die Compliance-Anforderungen in Echtzeit erfüllt.

MDR- und GoBD-Konformität durch digitale Chargenverfolgung

Eine zentrale Herausforderung in Kliniken ist die lückenlose Rückverfolgbarkeit von Medizinprodukten, wie sie die MDR vorschreibt. Die COSYS Inventursoftware ermöglicht die gezielte Erfassung von Seriennummern und Chargen bereits beim Scanvorgang.
Diese Daten werden automatisch validiert und fehlerfrei an das Backend, den COSYS WebDesk (backend), übertragen.

Die webbasierte Steuerungszentrale erlaubt der Inventurleitung die Überwachung des Fortschritts in Echtzeit und erstellt auf Knopfdruck revisionssichere Inventurprotokolle. Jeder Zählvorgang wird mit Zeitstempel, Benutzer-ID und Standort dokumentiert, was die GoBD-Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Daten erfüllt.

Flexibler Service für den Klinikbetrieb

Um den 24/7-Betrieb von Kliniken nicht zu stören und die IT-Abteilung zu entlasten, bietet COSYS einen flexiblen Inventurservice mit anpassbaren Leistungsbausteinen:

• Hardware-Miete: Kliniken mieten die benötigte Anzahl vorkonfigurierter MDE-Geräte für den Inventurzeitraum – ohne Investitionskosten.
• Offline-Fähigkeit: Die App speichert Daten sicher lokal, falls in Bereichen wie Apotheke, Keller oder Archiv kein WLAN verfügbar ist.
• Datensicherheit: Verarbeitung und Speicherung erfolgen DSGVO-konform, auf Wunsch in deutschen Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung.
• Support: Der technische Support steht während des gesamten Inventurprozesses bereit, auch außerhalb regulärer Arbeitszeiten, um die straffen Klinikpläne einzuhalten.

Vom Pflichtprozess zum strategischen Managementinstrument

Für Verwaltung, Controlling und Qualitätsmanagement wird die Inventur durch Digitalisierung zu einem strategischen Steuerungsinstrument. Die präzisen Daten schaffen eine belastbare Basis für Audits, interne Kontrollen und Prozessoptimierungen.
So lassen sich Schwund, Überbestände und Fehlbuchungen reduzieren, während die Sicherheit und Compliance gleichzeitig steigen.

Eine digitale, revisionssichere Inventur ist damit kein Zusatzaufwand mehr, sondern ein zentraler Bestandteil modernen Klinikmanagements.

Compliance und Effizienz Hand in Hand

Die digitale Inventur mit COSYS erfüllt alle regulatorischen Anforderungen nach GoBD, MDR und ISO 9001 und unterstützt Krankenhäuser dabei, ihre Prozesse transparent, sicher und effizient zu gestalten.

Erfahren Sie in einer unverbindlichen Beratung, wie Sie Ihre Inventurprozesse digitalisieren, Audit-Risiken vermeiden und Compliance dauerhaft sicherstellen können. Interessenten können zudem die kostenlose Demo-App der COSYS Inventur testen. (Android & iOS)