Inventur effizient durchführen trotz Personalmangel

Warum ist eigenes Personal bei der Inventur so schwer zu ersetzen?

Eigene Mitarbeiter kennen die Lagerstruktur, die Warengruppen und die betriebsspezifischen Besonderheiten bereits aus dem Tagesgeschäft. Externe Kräfte hingegen benötigen zu Beginn jeder Inventur eine Einweisung, die wertvolle Zeit kostet. Im Lebensmittelhandel etwa müssen Sonderregeln wie Pfanderfassung oder MHD-Differenzierung sicher beherrscht werden. Ein Aushilfszähler, der diese Anforderungen nicht kennt, produziert Fehler, die erst Tage später im Abgleich sichtbar werden.

Hinzu kommt: Externe Inventurdienstleister stehen unter erheblichem Zeitdruck. Sie müssen nach der Erfassung möglichst schnell weiterziehen, während Plausibilitätsprüfungen, Kontrolllisten und Nachzählungen noch offen sind. Die Gesamtrechnung überrascht viele: Die Kombination aus Anreisekosten, Einweisungsaufwand und höheren Fehlerquoten macht das Outsourcing in den meisten Fällen teurer als eine Eigeninventur mit der richtigen technischen Unterstützung.

Wie funktioniert die digitale COSYS Inventurlösung in der Praxis?

Der Ablauf ist konsequent auf minimalen Aufwand für das eigene Personal ausgelegt. Vor der Inventur werden die Stammdaten aus dem bestehenden ERP-System importiert und den mobilen Datenerfassungsgeräten (MDE) bereitgestellt. Am Inventurtag scannen die Mitarbeiter die Artikel per Barcode direkt mit leistungsstarken Leihgeräten. Jeder Scan wird sofort im zentralen Backend verbucht.

Die Einsatzleitung sieht dabei über das Live-Dashboard im COSYS WebDesk in Echtzeit:

• Den Zählfortschritt je Standort, Zone und Mitarbeiter
• Mengen- und Wertausreißer, die sofort auf Nachzählbedarf hinweisen
• Erst- und Zweitzählungen im direkten, vollständig dokumentierten Vergleich
• Den kompletten Inventurverlauf mit präzisen Zeitstempeln für jeden einzelnen Scan

Nach Abschluss der Zählung werden die Ergebnisse direkt in der gewünschten Struktur exportiert und stehen für den Abgleich mit dem Warenwirtschaftssystem zur Verfügung. Die vollständige Inventurhistorie bleibt im System erhalten und ermöglicht mit der COSYS Prozessdatenanalyse jahresübergreifende Auswertungen zu Differenzentwicklungen, Fehlerquoten und Zählzeiten.

Was leistet ein solches System mit einem optimierten Team?

Die Zahlen aus der Praxis sprechen für sich. Bei einer Inventur über 59 Filialen mit mehr als 7,3 Millionen hinterlegten Artikeln wurden über 3 Millionen Positionen mit einer Trefferquote von nahezu 100 Prozent erfasst, ohne nennenswerte Nachbearbeitung und ohne Systemausfälle. Möglich wurde das durch eine solide Infrastruktur von 1.176 homogenen, zentral verwalteten MDE-Leihgeräten, einen gepflegten Artikelstamm und ein Backend, das die Einsatzleitung jederzeit im Bild hält. Die Koordination vor Ort wurde dabei effizient durch ein eingespieltes Kernteam gesteuert.

Der entscheidende Faktor ist nicht die reine Größe des Teams, sondern die Qualität der eingesetzten Lösung. Mitarbeiter, die sich auf zuverlässige Hardware und eine intuitive Benutzeroberfläche verlassen können, arbeiten schneller, machen weniger Fehler und brauchen keine lange Einweisung.

Fazit

Fachkräftemangel ist bei der Jahresinventur kein Schicksal. Wer Stammdaten sauber pflegt, Mitarbeiter mit der richtigen MDE-Technologie ausstattet und den Zählfortschritt in Echtzeit überwacht, schließt die Inventur mit dem vorhandenen Personal zuverlässiger ab als mit jedem externen Dienstleister und zu deutlich geringeren Gesamtkosten.

Überzeugen Sie sich selbst: Unsere Demo-App steht für iOS und Android zur Verfügung, um Ihnen einen ersten Einblick in die intuitive Benutzeroberfläche und die Erfassungskompetenz von COSYS zu geben. Kontaktieren Sie unser Vertriebsteam, um zu erfahren, wie das komplette COSYS Ekosystem inklusive ERP-Anbindung und Prozessdatenanalyse Ihr Lager optimieren kann.