Bestandsanalyse im Ersatzteillager zur gezielten Sortimentsbereinigung nutzen

Das Problem liegt nicht allein im gebundenen Kapital. Überflüssige Ersatzteile beanspruchen Lagerfläche, erhöhen den Inventuraufwand und erschweren die Suche nach benötigten Komponenten. Eine Bestandsanalyse im Ersatzteillager liefert die Datengrundlage, um das Sortiment systematisch zu überprüfen. Dabei darf die Sortimentsbereinigung allerdings nicht zulasten der Anlagenverfügbarkeit gehen.

Lagerhüter sind nicht automatisch überflüssig

Im Ersatzteillager gelten andere Regeln als im klassischen Handelslager. Während ein Artikel ohne Absatz im Handel häufig als unwirtschaftlich eingestuft wird, kann ein selten benötigtes Ersatzteil für die Instandhaltung unverzichtbar sein.

Ein spezielles Steuerungsmodul wird möglicherweise nur einmal innerhalb von fünf Jahren benötigt. Ist es jedoch nicht verfügbar und beträgt die Wiederbeschaffungszeit mehrere Monate, kann sein Fehlen einen erheblichen Produktionsausfall verursachen.

Eine Sortimentsbereinigung darf deshalb nicht ausschließlich auf der Umschlagshäufigkeit beruhen.

Für die Bewertung sollten Lager- und Instandhaltungsverantwortliche mehrere Kriterien miteinander verknüpfen:

• Letzte Entnahme: Wann wurde das Ersatzteil zuletzt benötigt?
• Anlagenzuordnung: Wird die Komponente noch in aktiven Maschinen eingesetzt?
• Wiederbeschaffbarkeit: Ist das Ersatzteil weiterhin erhältlich?
• Bestandswert: Wie viel Kapital ist im Artikel gebunden?
• Ausfallkritikalität: Welche Folgen hätte eine fehlende Komponente?

Erst diese Kombination ermöglicht eine fundierte Entscheidung über die weitere Bevorratung.

Bestandsanalyse deckt gewachsene Sortimentsstrukturen auf

Besonders in älteren Ersatzteillagern entstehen über Jahre unübersichtliche Artikelstrukturen. Ersatzteile werden unter unterschiedlichen Bezeichnungen angelegt, Herstellerartikelnummern ändern sich oder Nachfolgeprodukte werden zusätzlich eingelagert.

Dadurch können funktional identische Komponenten mehrfach im Bestand vorhanden sein.

Mit der COSYS Bestandsmanagement Software lassen sich Wareneingänge, Entnahmen und Umlagerungen digital dokumentieren. Die erfassten Lagerbewegungen bilden eine Grundlage für die anschließende Bestandsanalyse.

Über COSYS Business Intelligence können Unternehmen beispielsweise Artikelbestände, Entnahmehäufigkeiten und Bestandsentwicklungen auswerten.

Artikel ohne Bewegung über längere Zeiträume lassen sich dadurch gezielt zur Überprüfung auswählen. Ob es sich tatsächlich um überflüssige Bestände handelt, muss anschließend anhand der technischen und betrieblichen Anforderungen beurteilt werden.

ABC- und XYZ-Analysen richtig interpretieren

Für die Sortimentsbewertung können klassische Analyseverfahren zusätzliche Orientierung bieten.

Eine ABC-Analyse ordnet Artikel beispielsweise nach ihrem Verbrauchswert. Hochwertige Ersatzteile mit entsprechendem Verbrauch erhalten dadurch eine andere wirtschaftliche Bedeutung als kostengünstige Kleinteile.

Die XYZ-Analyse betrachtet dagegen die Regelmäßigkeit beziehungsweise Vorhersagbarkeit des Verbrauchs.

Bei Ersatzteilen sind diese Ergebnisse jedoch vorsichtig zu interpretieren. Eine selten benötigte Komponente mit unregelmäßigem Verbrauch kann für die Produktion wichtiger sein als ein regelmäßig verwendetes Standardteil.

Deshalb empfiehlt sich eine zusätzliche Kritikalitätsbewertung durch die Instandhaltung. Sie verhindert, dass wirtschaftliche Kennzahlen allein über die Auslagerung oder Ausmusterung sicherheits- und produktionsrelevanter Komponenten entscheiden.

Wie viel Einsparpotenzial steckt in der Sortimentsbereinigung?

Ein vereinfachtes Rechenbeispiel verdeutlicht die wirtschaftliche Dimension.

Ein Ersatzteillager verfügt über Bestände im Wert von 400.000 Euro. Die Bestandsanalyse identifiziert Artikel im Wert von 60.000 Euro, die seit mehreren Jahren nicht mehr bewegt wurden.

Nach technischer Prüfung stellt sich heraus, dass Ersatzteile im Wert von 25.000 Euro tatsächlich nicht mehr benötigt werden.

Diese Summe entspricht zunächst dem Buchwert der identifizierten Bestände und nicht automatisch einer realisierbaren Einsparung. Ob Kapital zurückgewonnen werden kann, hängt beispielsweise von Rückgabemöglichkeiten, Weiterverkauf oder erforderlichen Wertberichtigungen ab.

Zusätzliche wirtschaftliche Vorteile können durch frei werdende Lagerplätze, geringeren Inventuraufwand und eine übersichtlichere Artikelstruktur entstehen.

Sortimentsentscheidungen dokumentieren und Bestände bereinigen

Die Bestandsanalyse ist nur der erste Schritt. Anschließend müssen die Ergebnisse in konkrete Maßnahmen überführt werden.

Dazu gehört beispielsweise, doppelt angelegte Artikelstammdaten zu bereinigen, nicht mehr benötigte Komponenten auszusondern oder Bestände an andere Unternehmensstandorte zu verlagern.

Vor einer Ausmusterung sollten technische Verantwortliche die Entscheidung freigeben. Besonders bei älteren Anlagen ist außerdem zu prüfen, ob alternative Ersatzteile tatsächlich kompatibel und zugelassen sind.

Digitale Bestandsbuchungen unterstützen dabei, Umlagerungen und Ausbuchungen nachvollziehbar zu dokumentieren.

Für die mobile Erfassung kann beispielsweise der Honeywell CT32 eingesetzt werden. COSYS ergänzt die Software bei Bedarf durch geeignete Hardware sowie MDE-Services für Geräteeinrichtung, Reparatur und Austausch.

Fazit: Ein wirtschaftliches Ersatzteilsortiment braucht technische und betriebliche Daten

Eine erfolgreiche Sortimentsbereinigung bedeutet nicht, möglichst viele Ersatzteile aus dem Lager zu entfernen. Entscheidend ist, unnötige Bestände zu identifizieren, ohne die Instandhaltung und Anlagenverfügbarkeit zu gefährden.

COSYS verbindet hierfür digitale Bestandsführung, mobile Datenerfassung, passende Hardware, technische Services und Business Intelligence. Unternehmen können ihre Ersatzteilbestände regelmäßig analysieren und Sortimentsentscheidungen auf nachvollziehbare Lagerdaten stützen.

Tipp: Sie möchten Ihre Ersatzteilbestände digital erfassen und verwalten? Testen Sie die COSYS Demo-Apps kostenlos und unverbindlich im Google Play Store oder Apple App Store.