Permanente Inventur & Digitale Bestandsführung: Die Formel für Transparenz im Einzelhandel

Die Grenzen der klassischen Stichtagsinventur

Die jährliche Stichtagsinventur stellt für viele Einzelhändler eine erhebliche Belastung dar. Sie führt zu temporären Filialschließungen, bindet wertvolle Personalressourcen außerhalb der Öffnungszeiten und verursacht hohe Kosten. Das Ergebnis ist eine reine Momentaufnahme, deren Aussagekraft schnell verfällt.

Die eigentliche Herausforderung liegt nicht im Zählen an sich, sondern im Aufbau und der Sicherung einer dauerhaft verlässlichen Datenbasis, dem Fundament für jede strategische Entscheidung im Warenmanagement.

Ungenaue Bestandsdaten verursachen:

• Fehlbestände (Out-of-Stocks), die Umsätze und Kundenzufriedenheit beeinträchtigen
• Überbestände, die Kapital binden und Rabatte erzwingen

Schritt 1: Permanente Inventur, valide Datenbasis schaffen

Der erste strategische Schritt ist die Ablösung der fehleranfälligen Stichtagsinventur durch eine permanente Inventur. Statt alle Bestände an einem einzigen Stichtag zu erfassen, werden Zählungen in geplanten, überschaubaren Zyklen über das Geschäftsjahr verteilt. Dieser Ansatz lässt sich nahtlos in den laufenden Betrieb integrieren.

• Mobile Erfassung: Mitarbeiter nutzen die COSYS Inventursoftware mit mobiler App auf MDE-Geräten oder Smartphones, erfassen Artikel und Lagerplätze per Barcode und minimieren so Fehleingaben.
• Flexible Hardware: Der COSYS Inventur Service ermöglicht die Anmietung zusätzlicher MDE-Geräte oder Smartphones, um Bedarfsspitzen ohne hohe Investitionen abzudecken.
• Zentrale Kontrolle: Sämtliche Daten fließen in den COSYS WebDesk, wo Inventurfortschritte in Echtzeit überwacht, Daten konsolidiert und revisionssichere Berichte erstellt werden.

So entsteht schrittweise eine belastbare und exakte Datengrundlage, die jederzeit den realen Bestand widerspiegelt.

Schritt 2: Digitale Bestandsführung, tägliche Präzision sichernEine valide Datenbasis entfaltet ihren Wert nur, wenn sie dauerhaft aktuell bleibt. Deshalb ergänzt die digitale Bestandsführung die permanente Inventur und stellt sicher, dass der Systembestand jederzeit mit dem physischen Bestand übereinstimmt.

• Lückenlose Erfassung: Mit der COSYS Bestandsführungssoftware werden alle Warenbewegungen – vom Wareneingang über Umlagerungen bis zur Kommissionierung – digital per MDE-Gerät und Barcodescan dokumentiert.
• Nahtlose Integration: Prozesse laufen ohne Unterbrechung, da die Software sich in bestehende Abläufe und ERP-Systeme einfügt.
• Kontinuierliche Präzision: Die digitale Erfassung sorgt dafür, dass Bestandsdaten täglich aktuell bleiben und jederzeit eine exakte Planungsgrundlage bieten.

So wird die durch permanente Inventur geschaffene Datenbasis nachhaltig abgesichert und in einen kontinuierlichen Steuerungsvorteil verwandelt.

Die Vorteile des zweistufigen Ansatzes

• Vermeidung von Betriebsstillständen und Umsatzverlusten
• Ganzjährige Bestandstransparenz als Basis für optimierte Bestellprozesse
• Signifikante Reduzierung von Fehl- und Überbeständen, was Kapital freisetzt
• Gesteigerte Prozesseffizienz durch geführte, digitale Arbeitsabläufe
• Schaffung einer validen Datengrundlage für verbessertes Forecasting
• Höhere Datenqualität durch die Kombination von permanenter Inventur und digitaler Bestandsführung
• Bereitstellung exakter Echtzeitdaten als Grundlage für fundierte strategische Entscheidungen

Nachhaltige Transparenz statt Pflichtaufgabe

Die Umstellung auf Bestandstransparenz ist kein Großprojekt, sondern ein pragmatischer Schritt in zwei Phasen. Mit permanenter Inventur und digitaler Bestandsführung sichern Händler ihre Prozesseffizienz, schaffen valide Daten für die Zukunft und gewinnen die Flexibilität, die der Markt heute verlangt.

Wenn Sie eine detaillierte Analyse Ihrer bestehenden Prozesse wünschen, beraten Sie die Experten von COSYS unverbindlich. Testen Sie zudem die kostenlose Inventur Demo-App, verfügbar für iOS und Android, um sich von der Funktionsweise zu überzeugen.