Inventur 2.0: Warum Datensicherheit und DSGVO-Compliance wichtiger sind als die reine Zählung

Inventur als Sicherheitsrisiko

Für Unternehmen in Einzelhandel, Großhandel und Industrie ist die Inventur eine jährliche Pflicht. Doch die manuelle Bestandsaufnahme birgt nicht nur operative Ineffizienzen, sondern auch erhebliche, oft unterschätzte Risiken für Datensicherheit und Compliance. In Zeiten strenger Vorschriften wie der DSGVO können Fehler im Umgang mit sensiblen Bestands- und Personaldaten teure Konsequenzen nach sich ziehen.

Papier und Excel: Schwachstellen im Prozess

Viele Unternehmen vertrauen immer noch auf Stift, Papier und ungesicherte Excel-Tabellen, um ihre Lagerbestände zu erfassen. Diese traditionellen Methoden sind nicht nur zeitaufwendig und fehleranfällig, sondern auch eine erhebliche Schwachstelle in Bezug auf die Datenhoheit. Unleserliche Notizen, verlorene Listen oder unsachgemäß gespeicherte Dateien machen eine lückenlose Dokumentation beinahe unmöglich und bieten keinen Schutz vor unbefugtem Zugriff. Dies steht im direkten Widerspruch zu den Anforderungen der DSGVO, die den Schutz personenbezogener Daten und die Nachvollziehbarkeit von Prozessen vorschreibt.

Digitaler Ansatz für Datensicherheit

Die COSYS Ident GmbH begegnet diesen Herausforderungen mit einem ganzheitlichen Inventurservice, der die gesamte Prozesskette digital abbildet. Unternehmen erhalten ein schlüsselfertiges Paket aus einer Hand, das Folgendes umfasst:

• Professionelle Hardware zur Miete: Vorkonfigurierte MDE-Geräte und Smartphones aus einem Pool von über 4.000 Einheiten eliminieren hohe Investitionen und vereinfachen die Geräteverwaltung.
• Intuitive Inventursoftware: Die mobile App für Android und iOS ermöglicht per Barcode-Scan eine schnelle, fehlerfreie Erfassung, auch offline. Daten werden gesichert gespeichert und später synchronisiert.
• Sicheres Backend-Hosting in Deutschland: Alle Daten werden an den zentralen COSYS WebDesk übertragen, der wahlweise On-Premise oder in der COSYS Cloud betrieben wird. Hosting in zertifizierten deutschen Rechenzentren gewährleistet maximale Sicherheit und DSGVO-Konformität.

Rechtssicherheit durch Revisionsfähigkeit

Der Kern des COSYS-Ansatzes ist die Schaffung von Transparenz und Revisionssicherheit. Jede Zählung, jede Korrektur und jeder Prozessschritt wird digital dokumentiert. Im COSYS WebDesk können Verantwortliche jederzeit den Fortschritt einsehen, Daten analysieren und revisionssichere Protokolle exportieren. Eine langfristige Archivierung stellt sicher, dass alle Inventurdaten über Jahre hinweg abrufbar bleiben, wertvoll für Audits und strategische Planung.

Mehrwert für Entscheider

Für Entscheider bedeutet ein revisionssicheres Inventursystem vor allem Risikominimierung. Audits lassen sich schneller und stressfreier durchführen, rechtliche Anforderungen werden zuverlässig erfüllt und die langfristige Datenarchivierung schafft eine belastbare Grundlage für Planung und Forecasting. Unternehmen gewinnen nicht nur Sicherheit, sondern auch einen klaren Wettbewerbsvorteil durch Vertrauen und Nachvollziehbarkeit.

Fazit: Vom Risiko zum Wettbewerbsvorteil

In der heutigen datengetriebenen Wirtschaft ist die Inventur nicht mehr nur eine manuelle Zählung. Sie ist ein kritischer Geschäftsprozess, der bei unsachgemäßer Durchführung erhebliche rechtliche und finanzielle Risiken mit sich bringt. Mit dem COSYS Inventurservice wandeln Unternehmen diese Risiken in einen strategischen Vorteil um.

Erfahren Sie in einer unverbindlichen Beratung, wie der COSYS Inventurservice Ihre Prozesse sicherer, effizienter und transparenter macht. Testen Sie außerdem die kostenlose COSYS Inventur-Demo-App für Android und iOS.