Inventur mit SAP: Schluss mit manuellen Fehlern und Systembrüchen

Inventur als kritischer Prüfpunkt der ERP-Strategie

Für Unternehmen mit komplexen Warenwirtschaftssystemen wie SAP S/4HANA ist die jährliche Inventur ein Balanceakt zwischen operativer Präzision und buchhalterischer Revisionssicherheit.

Manuelle Prozesse, basierend auf Papierlisten oder Excel-Uploads, verursachen Fehler und verzögern die Bilanzierung. Das Ziel ist klar: Der Systembruch zwischen Zählung und Verbuchung muss vermieden werden, um einen durchgängigen digitalen Prozess zu gewährleisten.

Digitale Inventur in Echtzeit

Mit dem COSYS Inventurservice lässt sich die gesamte Bestandsaufnahme digitalisieren. Die Lösung verbindet physische Zählung im Lager oder in der Filiale mit einer sicheren, automatisierten Verbuchung im SAP-System.

Kern ist die Kombination aus mobiler Datenerfassung und einer robusten Backend-Architektur, die für Echtzeitkommunikation ausgelegt ist.

Architektur und Funktionsweise

Die COSYS-Integration basiert auf drei zentralen Komponenten:

• Mobile Erfassung: Bestände werden per Barcode-Scan erfasst. Mitarbeitende geben Mengen manuell ein oder nutzen die Funktion Menge immer 1, bei der jeder Scan eine Einheit zählt. Das minimiert Eingabefehler erheblich.
• Zentrale Steuerung (COSYS WebDesk): Alle Zähldaten werden über WLAN oder Cloud in Echtzeit an das Backend übermittelt. Automatische Validierungen und Dublettenprüfungen sichern die Datenqualität.
• Sichere SAP-Schnittstellen: Die Übergabe an SAP MM, WM oder EWM erfolgt über standardisierte IDoc-, RFC- oder WebService-APIs (SOAP/REST). Damit wird der Systembruch vollständig vermieden. Die Lösung fungiert als Middleware, die SAP mobil erweitert und gleichzeitig revisionssicher integriert.

Strategischer Nutzen für IT und Controlling

Die digitale Transformation der Inventur liefert konkrete Vorteile für operative und kaufmännische Prozesse:

• Zeitersparnis: Wegfall manueller Nacherfassungen, kürzere Inventurzeiten
• Revisionssicherheit: Jeder Scan wird mit Zeitstempel und Nutzer dokumentiert, alle Inventurverfahren werden unterstützt
• Flexible Hardwarestrategie: Miete vorkonfigurierter MDE-Geräte reduziert Investitionen und vereinfacht den saisonalen Einsatz
• Prozessanalyse: Im COSYS WebDesk ermöglicht die integrierte Process Data Analysis (PDA) tiefere Einblicke in Laufwege, Lagerplatzbelegung und Produktivität

Von der Pflichtaufgabe zum Steuerungsinstrument

Mit der digitalen COSYS-Integration wird die Inventur von einem operativen Engpass zu einem strategischen Steuerungswerkzeug. Fehlerquellen und Medienbrüche werden beseitigt, die Daten stehen sofort für Controlling, Wirtschaftsprüfung und Management zur Verfügung. Damit liefert die Inventur nicht nur Zahlen, sondern eine valide Entscheidungsbasis für den gesamten Geschäftsprozess.

Fazit

Der COSYS Inventurservice macht die Inventur mit SAP effizient, fehlerfrei und vollständig integriert. Unternehmen gewinnen Zeit, Datenqualität und Transparenz über alle Standorte hinweg.

Erfahren Sie in einer unverbindlichen Beratung, wie Sie Ihre SAP-Inventur digitalisieren und revisionssicher gestalten können. Die COSYS Inventur App steht als kostenlose Demo im Google Play Store und Apple App Store zum Download bereit.