Inventur: Cloud oder On-Premise? Die optimale Systemarchitektur für Ihr ERP-Umfeld

Herausforderung: Warum klassische Inventurprozesse an Grenzen stoßen

Viele Unternehmen arbeiten noch mit isolierten MDE-Lösungen oder fehleranfälligen Excel-Listen. Für IT-Entscheider ergeben sich daraus kritische Risiken:

• Verzögerte Daten: Zählstände werden nicht zeitnah übernommen; Bestände im ERP sind nur eingeschränkt aussagefähig.
• Fehleranfälligkeit: Manuelle Importe und Medienbrüche gefährden die Datenintegrität.
• Hohe Prozesskosten: Steigende Datenvolumina und knappe Zeitfenster belasten IT und Fachbereiche unnötig.

Die Lösung: Flexible Architektur nach Bedarf

Der COSYS Inventurservice ist architektonisch flexibel konzipiert. Unternehmen können je nach IT-Strategie und Sicherheitsanforderungen zwischen zwei Betriebsmodellen wählen, ohne auf Software-Funktionen verzichten zu müssen:

1. Cloud-Inventur (SaaS): Schnelligkeit und Skalierbarkeit Ideal für Unternehmen, die interne Ressourcen schonen und schnell starten wollen.

• Vorteil: Keine Investition in eigene Server-Hardware nötig; perfekt, um saisonale Lastspitzen skalierbar abzufangen.
• Technik: Kommunikation über gesicherte Web Service APIs für hohen Datendurchsatz.
• Service: Hosting, Updates, Backups und Server-Wartung liegen vollständig bei COSYS.

2. On-Premise: Maximale Kontrolle und Integration Oft die bevorzugte Wahl in regulierten Branchen oder komplexen Legacy-Landschaften.

• Vorteil: Sensible Bestandsdaten verlassen zu keinem Zeitpunkt die eigene Infrastruktur.
• Technik: Tiefe Integration über Datei-Schnittstellen (CSV, XML) oder direkten Zugriff auf Datenbanktabellen.
• Robustheit: Bewährte Mechanismen für die Verarbeitung großer Datenmengen im lokalen Netzwerk.

ERP-Anbindung als Schlüsselfaktor für Datenqualität

Unabhängig vom Betriebsmodell entscheidet die Qualität der Schnittstelle über den Erfolg. COSYS bietet erprobte Verbindungen zu führenden Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics (AX/365/NAV), proHandel, weclapp und vielen weiteren branchenspezifischen Lösungen. Stammdaten werden strukturiert importiert und die gezählten Bestände anschließend als validierte Datensätze medienbruchfrei an das ERP übergeben.

Sicherheit durch Hybrid-Betrieb (Offline-Fähigkeit)

Verbindungsabbrüche im Lager führen bei reinen Online-Lösungen oft zu Stillstand. COSYS löst dies durch lokale Datenbanken auf den MDE-Geräten:

• Offline-Modus: Barcode-Scanning und Mengenerfassung laufen auch ohne WLAN unterbrechungsfrei und performant weiter.
• Auto-Sync: Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, synchronisiert das System die Daten automatisch und konsistent mit dem Backend.

Funktionen, die Fehlerquote und Kosten senken

Der COSYS Inventurservice verknüpft Hardware, Software und Support zu einem durchgängigen Prozess:

• Plausibilitätschecks: Verhindern Erfassungsfehler (z. B. unbekannte Artikel oder formatfremde Eingaben) direkt am Gerät.
• COSYS WebDesk: Bietet dem Leitstand Echtzeit-Transparenz über Zählfortschritt, Zonenstatus und Differenzen.
• Lückenlose Dokumentation: Fotodokumentation und digitale Unterschriften sorgen für Revisionssicherheit.
• Process Data Analysis (PDA): Ermöglicht die langfristige Auswertung von Kennzahlen zur nachhaltigen Prozessoptimierung.

Zukunftssichere Architektur

COSYS bietet Investitionssicherheit durch echte Flexibilität: Die Lösung kann bei veränderten IT-Strategien von On-Premise in die Cloud (oder umgekehrt) migriert werden. Begleitende Services wie Mobile Device Management (MDM) und ein großer Mietpool an MDE-Geräten garantieren die operative Handlungsfähigkeit auch bei Hardware-Engpässen während der Inventurspitzen.

Fazit

Die Entscheidung zwischen Cloud und On-Premise orientiert sich an Ihren individuellen IT-Richtlinien. Mit COSYS stehen Ihnen in beiden Szenarien identische High-End-Funktionen und eine verlässliche ERP-Anbindung zur Verfügung.

Interessierte Unternehmen können den COSYS Inventurservice in einer unverbindlichen Beratung evaluieren. Eine kostenlose Demo App ist für Android und iOS in den App Stores verfügbar.