Warum E-Mail-Bestellungen im Mittelstand zum Effizienzproblem werden – und wie Unternehmen ihre Auftragserfassung im ERP automatisieren

Halle Eingang Ost, Stand EO60D

Viele Unternehmen erfassen Bestellungen nochmanuell aus E-Mails im ERP. Das kostet Zeit,verursacht Fehler und skaliert schlecht. Welche Alternativen es gibt und wo Automatisierung heute ansetzt.

In vielen mittelständischen Unternehmen – insbesondere im Großhandel und bei Herstellern von Verbrauchsartikeln – läuft ein zentraler Prozess noch erstaunlich analog: die Verarbeitung von E-Mail-Bestellungen.
Jeden Tag gehen Bestellungen per E-Mail ein.
Und jeden Tag werden sie manuell ins ERP-System übertragen.
Für viele Unternehmen ist das ein ganz normaler Prozess.
Er funktioniert, ist eingespielt – und wird selten hinterfragt.
Doch genau hier verbirgt sich oft ein unterschätzter Effizienzverlust.

Der Status quo: Viel Handarbeit in einem kritischen Prozess

Ein typischer Ablauf sieht so aus:

• Eine Bestellung geht per E-Mail ein
• Ein Mitarbeiter öffnet die Nachricht und prüft den Inhalt
• Positionen, Mengen und Artikelnummern werden ins ERP übertragen
• Unklare Angaben führen zu Rückfragen oder lösen längere Recherchen aus
• Tippfehler oder Missverständnisse führen schnell zu echten Kosten

Was auf den ersten Blick nach wenigen Minuten Arbeit aussieht, summiert sich im Alltag schnell.
Vor allem in Branchen wie Hygiene, Verpackung oder C-Teile, in denen viele kleine Positionen bestellt werden, entsteht ein erheblicher manueller Aufwand.

Warum dieser Prozess selten hinterfragt wird

Die Antwort ist einfach:
Weil er „funktioniert“.
Es gibt keine offensichtliche Systemlücke, keinen akuten Ausfall – sondern einen kontinuierlichen, schleichenden Aufwand, der im Tagesgeschäft kaum sichtbar ist.
Hinzu kommt:

Die eigentlichen Kosten sind schwer greifbar.

• Wie viel Zeit fließt täglich in die Auftragserfassung?
• Wie viele Rückfragen entstehen durch unklare Bestellungen?
• Wie hoch ist die Fehlerquote wirklich?

Oft fehlt die Transparenz – und damit auch der Impuls zur Veränderung.

Der eigentliche Engpass liegt im Detail

Viele Unternehmen investieren gezielt in die Optimierung von Lager, Logistik oder Einkauf.
Der Vertriebsinnendienst – insbesondere die Verarbeitung eingehender Bestellungen – bleibt dagegen häufig unverändert.
Dabei entscheidet genau dieser Prozess über:

• Geschwindigkeit in der Auftragsabwicklung
• Fehleranfälligkeit
• Skalierbarkeit bei wachsendem Bestellvolumen
• und nicht zuletzt über die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitenden

Ein wachsendes Auftragsvolumen bedeutet in diesem Setup fast immer: mehrmanueller Aufwand.

Ein Perspektivwechsel

Was wäre, wenn dieser Prozess nicht mehr manuell stattfinden müsste?
Wenn eingehende Bestellungen automatisch verstanden, zugeordnet und direkt im ERP angelegt werden könnten – ohne zusätzliche Oberfläche, ohne Medienbruch?
Technologisch ist das heute möglich.
Und erste Großhändler und Hersteller beginnen bereits, genau diesen bisher„unsichtbaren“ Bereich gezielt zu automatisieren.

Einblick auf der LogiMAT

Auf der LogiMAT zeigen wir, wie Unternehmen die Verarbeitung von E-Mail-Bestellungen automatisieren können – ohne ihre bestehenden Systeme zuverändern.
Im Fokus steht dabei kein neues Tool, sondern ein klar abgegrenzter Prozess:
die präzise und zuverlässige Übertragung von Bestellungen ins ERP.
Wenn Sie sich fragen, wie viel Potenzial in Ihrem aktuellen Prozess steckt, lohntsich ein genauer Blick.
Wir freuen uns auf den Austausch.