Neue Datenschutzpflichten in der Schweiz: Was Unternehmen beim Einstellen von Mitarbeitenden beachten müssen

Was das nDSG für den Einstellungsprozess bedeutet

Das nDSG stellt höhere Anforderungen an die Einwilligung, die Informationspflichten und das Recht auf Auskunft der betroffenen Personen. Im Kontext des Einstellungsprozesses bedeutet dies: Unternehmen dürfen Kandidierenden nur jene Daten erheben, die für die konkrete Stelle tatsächlich erforderlich sind. Eine pauschale Überprüfung ohne sachlichen Bezug zur ausgeschriebenen Funktion ist unzulässig.

Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die Datensicherheit: Unternehmen müssen technische und organisatorische Massnahmen nachweisen können, die den unbefugten Zugriff auf Bewerbungsdaten verhindern. Die Verletzung von Datensicherheitsvorschriften kann unter dem nDSG zu empfindlichen Sanktionen führen — einschliesslich persönlicher Verantwortung der zuständigen Führungskräfte.

Validato trägt diesen Anforderungen vollumfänglich Rechnung. Die Plattform ist ISO-27001-zertifiziert, alle Daten werden sicher gespeichert und nach den vom Kunden definierten Aufbewahrungsfristen gelöscht. Kandidatinnen und Kandidaten werden transparent über Art und Umfang der Überprüfung informiert und geben ihre Einwilligung über eine klar gestaltete digitale Oberfläche.

Verhältnismässigkeit als Schlüsselprinzip

Ein zentrales Prinzip des nDSG — wie auch der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) — ist die Verhältnismässigkeit. Das bedeutet: Nicht jede Position erfordert dieselbe Tiefe der Überprüfung. Eine Führungskraft mit Budgetverantwortung und Zugang zu sensiblen Systemen rechtfertigt eine umfassendere Hintergrundprüfung als eine Einstiegsposition ohne Zugang zu kritischen Ressourcen.

Validato ermöglicht es HR-Verantwortlichen, für jede Stelle ein massgeschneidertes Überprüfungspaket zusammenzustellen. Aus über 18 individuell wählbaren Modulen lassen sich Kombination en erstellen, die exakt dem Risikoprofil der jeweiligen Funktion entsprechen — ohne unnötige Datenerhebung, ohne Abonnementpflicht, und mit voller Kostentransparenz durch Pay-as-you-go-Abrechnung.

Internationale Einstellungen: Komplexität beherrschbar machen

Für Schweizer Unternehmen, die international rekrutieren, stellt sich eine zusätzliche Frage: Wie können Hintergrundüberprüfungen weltweit rechtskonform durchgeführt werden, wenn die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen von Land zu Land erheblich variieren? Validato löst dieses Problem mit lokalen Expertenteams in über 200 Ländern, die Daten direkt an der Quelle erheben und validieren — stets im Einklang mit den jeweiligen nationalen Datenschutzgesetzen.

Ist ein Background Check nach dem nDSG in der Schweiz zulässig? Ja — wenn er zweckgebunden, verhältnismässig, transparent und technisch sicher durchgeführt wird. Validato ist die Plattform, die all diese Anforderungen in einer Lösung vereint und Schweizer Unternehmen damit die nötige Sicherheit im Einstellungsprozess gibt.