Inventur System im Elektrohandel: Bestände von Smartphone bis Waschmaschine sicher erfassen

Hinzu kommt der Zeitpunkt. Liegt der Stichtag Ende Dezember, fällt die Inventur direkt in die Phase nach dem Weihnachtsgeschäft, in der Umtausch und Retouren die Bestände zusätzlich in Bewegung halten.

Welche Fehler verursachen Inventurdifferenzen im Elektrohandel?

Die meisten Differenzen entstehen nicht beim Scannen selbst, sondern im Ablauf drumherum. Regalbereiche werden doppelt gezählt, weil Zählbereiche nicht eindeutig vergeben sind. Ware im Nebenlager, im Abholregal für Click & Collect oder in der Reparaturannahme wird dagegen gar nicht erfasst.

Bei hochwertiger Ware wiegt jeder Fehler schwerer. Fehlt ein Smartphone im Bestand, kann ein Buchungsfehler, eine falsch verbuchte Retoure oder Diebstahl dahinterstecken. Ohne saubere Erfassung lässt sich das kaum klären, und die Korrekturbuchung bleibt eine Annahme.

Die wirtschaftlichen Folgen zeigen sich doppelt. Falsche Bestände verfälschen den Jahresabschluss, und im Tagesgeschäft führen sie zu Fehlbestellungen oder zu Artikeln, die im Onlineshop als verfügbar gelten, im Markt aber fehlen.

Was muss eine Inventur Software für den CE-Handel können?

Eine geeignete Inventur Software bildet die Besonderheiten des Sortiments ab. Im Elektronikhandel sind vor allem drei Funktionen entscheidend:

• ein Abgleich jedes Scans mit dem Artikelstamm, damit unbekannte Artikel sofort auffallen
• eine Zählplatzvorgabe, die zeigt, welche Bereiche gezählt und welche noch offen sind
• Plausibilitätskontrollen, die Mengen- und Werteausreißer sichtbar machen

Für hochwertige Warengruppen bewährt sich zusätzlich eine Erst- und Zweitzählung mit anschließendem Abgleich. Bei Smartphones und Notebooks sollte vorab geklärt werden, ob Seriennummern im Rahmen der Inventur mit erfasst werden sollen.

Auch die Personalfrage gehört zur Planung. Statt eines externen Dienstleisters kann eigenes Personal zählen. Die Mitarbeitenden kennen Warengruppen, Nebenlager und Sonderfälle wie Vorführgeräte aus dem Tagesgeschäft, und der Termin lässt sich flexibler an den Betriebsablauf anpassen.

Wie läuft eine Inventur mit COSYS in der Praxis ab?

Der COSYS Inventurservice verbindet Software, Hardware und Auswertung zu einem durchgängigen Prozess. Vor dem Stichtag werden Artikelstamm und Sollbestände aus dem ERP übernommen und die Zählbereiche je Markt festgelegt. Wer keine eigene Geräteflotte vorhalten möchte, kann Inventurscanner mieten. Die MDE von Zebra, Honeywell oder Datalogic werden mit vorkonfigurierter Inventur App geliefert und über COSYS MDM zentral verwaltet.

Beim Scannen gleicht die App jeden Barcode direkt mit dem Artikelstamm ab. Artikel ohne Stammdatensatz, sogenannte Findlinge, werden sofort gemeldet und gesondert erfasst. Im CE-Handel ist das besonders nützlich, weil Restposten und Auslaufmodelle oft schon aus dem Stamm entfernt wurden, im Lager aber noch liegen.

Die Zähldaten werden in kurzen Intervallen ans Backend übertragen. Im Dashboard verfolgt die Inventurleitung den Fortschritt je Markt und Zählbereich und erkennt Mengen- oder Werteausreißer, solange eine Nachzählung vor Ort noch möglich ist. Nach Abschluss werden die Ergebnisse exportiert oder direkt an das ERP übergeben, und bei Rückfragen unterstützt der COSYS Support.

Wie hilft KI bei der Auswertung der Inventur?

COSYS Business Intelligence analysiert die Prozessdaten und lässt sich um einen KI-Chatbot erweitern, der auf die tatsächlichen Inventurdaten zugreift. Die Inventurleitung fragt etwa: „Welche Filialen hatten bei der letzten Inventur die meisten Findlinge, und in welchen Warengruppen?" oder „In welchen Zählbereichen wurden besonders häufig Mengen korrigiert?"

Das Controlling nutzt die Inventurhistorie für jahresübergreifende Vergleiche: „Wie haben sich die Inventurdifferenzen bei Zubehör gegenüber dem Vorjahr entwickelt?" oder „Wie lange hat die Erfassung im Markt Köln-Ehrenfeld im Vergleich zu Märkten ähnlicher Größe gedauert?" Die Antworten liefern eine belastbare Grundlage für gezielte Kontrollen, die Stammdatenpflege und die Personalplanung der nächsten Inventur.

Praxistipp: Erst der Grundriss, dann der Scanner

Beginnen Sie die Vorbereitung mit einem Grundriss einer Filiale statt direkt mit der Gerätebestellung. Zeichnen Sie gemeinsam mit der Marktleitung alle Zählzonen ein, einschließlich Abholregal, Reparaturannahme, Ausstellungsflächen und Retourenbereich. Gehen Sie den Plan vor dem Stichtag einmal direkt vor Ort ab. Jeder dabei identifizierte und ergänzte Bereich reduziert das Risiko, dass Bestände bei der Inventur übersehen werden.

Sie möchten Bestände im Elektrohandel von Zubehör bis Großgerät sicher und nachvollziehbar erfassen?

Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Inventur System, Inventur Software, MDE-Mietgeräten, Zählbereichssteuerung und Prozessdatenanalyse. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.