Lagerverwaltung für kleine Unternehmen ohne aufwendige IT-Infrastruktur einführen

Ob Ersatzteilhandel, Handwerksbetrieb oder kleiner Produktionsbetrieb: Eine digitale Lagerverwaltung für kleine Unternehmen kann bereits mit wenigen mobilen Endgeräten und einer zentralen Softwareumgebung umgesetzt werden. Entscheidend ist, dass sich die Lösung an vorhandene Prozesse anpasst und mit dem Unternehmen wachsen kann.

Welche IT-Infrastruktur benötigt eine kleine Lagerverwaltung?

Die technischen Anforderungen hängen vor allem davon ab, wie die Lagerverwaltungssoftware bereitgestellt wird. Bei einer cloudbasierten Lösung entfällt beispielsweise die Notwendigkeit, einen eigenen Anwendungsserver im Unternehmen zu betreiben.

Für den Einstieg reichen häufig:

• Ein PC oder Laptop für die Lagerverwaltung und Administration
• Ein oder mehrere Smartphones beziehungsweise MDE-Geräte zur mobilen Datenerfassung
• Eine geeignete Internetverbindung für die Synchronisation
• Eindeutige Artikelnummern und möglichst barcodefähige Lagerplätze

Eine vollständige ERP-Integration ist nicht in jedem Fall erforderlich. Gerade kleinere Betriebe können ihre Lagerverwaltung zunächst als eigenständiges System betreiben und vorhandene Unternehmenssoftware bei Bedarf später anbinden.

Wichtig bleibt allerdings die technische Vorbereitung. Auch eine schlanke Lagerlösung benötigt gepflegte Stammdaten, geregelte Benutzerrechte und eine zuverlässige Datenübertragung.

Lagerprozesse schrittweise digitalisieren statt alles umzustellen

Der häufigste Fehler bei der Einführung neuer Lagertechnik besteht darin, zu viele Prozesse gleichzeitig verändern zu wollen.

Für kleine Unternehmen ist es meist sinnvoller, zunächst die wichtigsten Warenbewegungen zu digitalisieren. Dazu gehören Wareneingang, Einlagerung, Umlagerung, Kommissionierung und Warenausgang.

Mit der COSYS Lagerverwaltungssoftware für kleine Unternehmen lassen sich diese Prozesse mobil erfassen und zentral verwalten.

Ein typisches Beispiel ist die Wareneingangsbuchung: Statt einen Lieferschein zunächst handschriftlich zu bearbeiten und die Artikel später am Bürocomputer einzutragen, scannt ein Mitarbeiter die Ware direkt bei der Annahme. Anschließend wird der passende Lagerplatz erfasst.

Dadurch entsteht eine nachvollziehbare Verbindung zwischen Artikel, Menge und Lagerort. Gleichzeitig reduziert sich der Aufwand für nachträgliche Buchungen.

Smartphone oder MDE-Gerät: Welche Hardware lohnt sich?

Nicht jedes kleine Lager benötigt sofort spezielle Industriehardware.

Bei wenigen täglichen Buchungen und überwiegend sauberen Arbeitsumgebungen können handelsübliche Android-Smartphones eine wirtschaftliche Einstiegsmöglichkeit darstellen.

Steigt das Scanvolumen, lohnt sich dagegen ein professionelles MDE-Gerät wie der Zebra TC27. Sein integrierter Barcodescanner ermöglicht eine ergonomischere Datenerfassung, insbesondere bei wiederkehrenden Wareneingängen und Kommissionierprozessen.

Entscheidend sind die tatsächlichen Arbeitsbedingungen. Ein kleiner Ersatzteilhändler mit 30 Buchungen täglich stellt andere Anforderungen an seine Hardware als ein Versandbetrieb mit mehreren Hundert Scanvorgängen.

COSYS ergänzt die Software bei Bedarf um passende Hardware sowie MDE-Services für Einrichtung, Reparatur und Austausch. Bei mehreren Geräten kann das COSYS Mobile Device Management (MDM) die zentrale Konfiguration und Verwaltung vereinfachen.

Welche Kosten entstehen bei der Einführung?

Die Investition in eine Lagerverwaltungssoftware hängt nicht allein von den Lizenzkosten ab. Unternehmen sollten auch den Aufwand für Datenübernahme, Lagerplatzkennzeichnung, Hardware und Mitarbeiterschulung berücksichtigen.

Besonders die Qualität vorhandener Artikeldaten beeinflusst den Einführungsaufwand. Sind Artikelnummern mehrfach vergeben oder Lagerplätze nicht eindeutig definiert, müssen diese Strukturen zunächst bereinigt werden.

Eine modulare Softwarelösung ermöglicht es, mit den tatsächlich benötigten Funktionen zu beginnen, anstatt von Anfang an ein umfangreiches Gesamtpaket einzuführen.

Auch kleine Lager profitieren von Business Intelligence

Digitale Lagerbuchungen schaffen eine Datengrundlage, die über die reine Bestandsanzeige hinausgeht.

Mit COSYS Business Intelligence können Unternehmen beispielsweise Artikelbewegungen, Lagerumschlag und Bestandsentwicklungen auswerten. So lässt sich erkennen, welche Produkte besonders häufig entnommen werden, wo Bestände lange liegen bleiben und welche Lagerbereiche stark beansprucht werden.

Gerade für kleine Unternehmen ohne eigene Controlling-Abteilung können übersichtliche Kennzahlen dabei helfen, Beschaffungsentscheidungen zu verbessern und vorhandene Lagerflächen effizienter zu nutzen.

Fazit: Kleine Lager brauchen keine große IT-Abteilung

Eine professionelle Lagerverwaltung setzt nicht zwangsläufig eine umfangreiche IT-Infrastruktur voraus. Wesentlich wichtiger sind klar definierte Lagerprozesse, verlässliche Stammdaten und eine Software, die den tatsächlichen Anforderungen entspricht.

COSYS bietet hierfür eine modular erweiterbare Lagerverwaltung mit mobiler Datenerfassung, geeigneter Hardware, technischen Services und Business Intelligence. So können kleine Unternehmen mit überschaubarem Funktionsumfang starten und ihre Lagerprozesse bei wachsendem Bedarf weiter digitalisieren.

Tipp: Sie möchten ausprobieren, wie digitale Lagerverwaltung im Arbeitsalltag funktioniert? Testen Sie die COSYS Demo-Apps kostenlos und unverbindlich im Google Play Store oder Apple App Store und lernen Sie die mobile Erfassung von Lagerbewegungen kennen.